Secretarie gemeente Nijmegen

Archiefvormer	Secretarie gemeente Nijmegen
Archief	2 Secretarie Gemeente Nijmegen 509 Registers van de Burgerlijke Stand Nijmegen 679 Bevolkingsregisters van de gemeente Nijmegen 729 Secretarie van de gemeente Nijmegen 923 Secretarie Gemeente Nijmegen 1209 Secretarie Gemeente Nijmegen / Organisme - Algemeen 1210 Secretarie Gemeente Nijmegen / Organisme - Eigendom 1211 Secretarie Gemeente Nijmegen / Organisme - Diensten en bedrijven 1212 Secretarie Gemeente Nijmegen / Organisme - Personeel 1213 Secretarie Gemeente Nijmegen / Eigendom, openbare werken, belastingen 1214 Secretarie Gemeente Nijmegen / Openbare orde 1215 Secretarie Gemeente Nijmegen / Openbare zedelijkheid 1216 Secretarie Gemeente Nijmegen / Openbare gezondheid 1217 Secretarie Gemeente Nijmegen / Openbare veiligheid 1218 Secretarie Gemeente Nijmegen / Waterstaat 1219 Secretarie Gemeente Nijmegen / Verkeer en vervoer 1220 Secretarie Gemeente Nijmegen / Economische aangelegenheden 1221 Secretarie Gemeente Nijmegen / Arbeid 1222 Secretarie Gemeente Nijmegen / Maatschappelijke zorg 1223 Secretarie Gemeente Nijmegen / Onderwijs 1224 Secretarie Gemeente Nijmegen / Cultuur 1225 Secretarie Gemeente Nijmegen / Landsverdediging 1226 Secretarie Gemeente Nijmegen / Justitie 1227 Secretarie Gemeente Nijmegen / Buitenlandse aangelegenheden en internationale verhoudingen 1230 Secretarie Gemeente Nijmegen / VVV - stukken 1335 Bouwvergunningen gemeente Nijmegen 1646 Hinderwetvergunningen gemeente Nijmegen
Soort entiteit	Organisatie
Type instelling	Overheid
Rechtsvorm	Overheidsorgaan
Datering	1810-1991
Plaats	Nijmegen, Korte Nieuwstraat 6 (1982-1991) Nijmegen, Nieuwstraat 2 (1952-1978) Nijmegen, Lange Nieuwstraat 2 (1941-1951) Nijmegen, Korte Burchtstraat (1810-1941)
Voorganger(s)	Stadsbestuur Nijmegen
Opvolger(s)	Publieksdienst Gemeente Nijmegen Bestuursdienst Gemeente Nijmegen
Algemene context	In 1810 werd Gelderland in etappen geannexeerd door het Franse keizerrijk: het gebied bezuiden de Waal werd in maart officieel aangehecht, de rest volgde pas in juli. Een consequentie hiervan was dat de Waal de grens werd tussen twee nieuw gevormde departementen, in het zuiden dat van de Monden van de Rijn (‘des Bouches du Rhin’ vanaf 24 april 1810) met ’s-Hertogenbosch als hoofdstad, in het noorden dat van de Boven-IJssel (‘de l’Yssel-Supérieur’ vanaf 1 januari 1811) met Arnhem als hoofdstad. Beide departementen kenden eenzelfde indeling in arrondissementen, kantons en gemeenten (ook mairieën of ‘communes’ genoemd). De departementen werden geleid door de prefect, geassisteerd door de onderprefecten die leiding hadden over de arrondissementen. Eén van de arrondissementen had Nijmegen als hoofdplaats en omvatte het Rijk van Nijmegen, het Land van Maas en Waal en de streek rond Grave bezuiden de Maas. Het gebied ten noorden van Nijmegen, over de Waal, behoorde tot het arrondissement Tiel. Het laagste bestuursniveau, de gemeente, werd geleid door de ‘maire’, geassisteerd door, afhankelijk van de grootte van de gemeente, één of meer ‘adjoints’ en geadviseerd door een gemeenteraad (de ‘conseil municipal’). De maire was zelf geen lid van de gemeenteraad. Deze gemeentelijke functionarissen werden benoemd door de prefect, die zelf benoemd was door de keizer. Hadden de gemeentebesturen vóór de invoering van de Franse wetgeving in 1811 nog taken op het terrein van de rechtspraak, vanaf 1811 waren hun taken uitsluitend nog administratief. In feite werden zij vooral geacht wetten en bevel van hogerhand uit te voeren. Na het vertrek van de Fransen in 1814 werden er een aantal veranderingen doorgevoerd. ‘Maires’ werden voortaan burgemeesters genoemd. In gemeenten die vroeger vrije heerlijkheden waren, kreeg de heer het recht functionarissen voor benoeming voor te dragen. En ten koste van de twee departementen werd de provincie Gelderland opgericht met de Maas als zuidgrens. Hoofdstad van de provincie werd Arnhem, waar de gouverneur, later de commissaris van de koning(in) genoemd, zetelde. Voor de organisatie van het gemeentebestuur werden reglementen opgesteld, waarbij een scherp onderscheid werd gemaakt tussen stad en platteland. Zo ontving de stad Nijmegen in 1816 en 1824 een koninklijk reglement waarin het algemeen bestuur werd gelegd bij een gemeenteraad en het dagelijks bestuur bij een college samengesteld uit drie raadsleden, vóór 1824 aangeduid als het college van burgemeesteren, na 1824 als het college van burgemeester en wethouders. Deze bestuurders werden door de koning benoemd. Voor de plattelandgemeenten rondom Nijmegen trad per 1 januari 1818 een Gelders reglement in werking, in 1825 door een nieuw reglement vervangen. Ook deze reglementen voorzagen in een gemeenteraad en een college. Het college werd echter gevormd door de burgemeester (tussen 1818 en 1825 schout genoemd) en één of meer assessoren. De burgemeester werd door de koning benoemd, de gemeenteraad door de provinciale staten en de assessoren vóór 1825 door de provinciale staten en daarna door de gouverneur. De Gelderse plattelandsgemeenten onderhielden geen rechtstreeks contact met het provinciaal bestuur, maar deden dit via een bestuurlijk tussenlaag: zeventien hoofdschoutambten, die na 1825 geleidelijk werden vervangen door vijf districten, waaronder het district Nijmegen – waar Nijmegen, als stad, zelf geen deel van uitmaakte. De Grondwet van 1848 en de daarop gebaseerde Gemeentewet van 1851 maakten een einde aan de wettelijke verschillen tussen stad en platteland. Iedere gemeente kreeg drie bestuursorganen: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. Hiervan was de gemeenteraad het belangrijkste orgaan, waaraan alle bevoegdheden met betrekking tot de regeling en het bestuur van de huishouding van de gemeente toekwam die niet wettelijk aan één van de beide andere bestuursorganen waren opgedragen. De raadsleden werden voortaan direct gekozen door stembevoegde inwoners, de gemeenteraad koos uit zijn midden de wethouders en de burgemeester werd benoemd door de koning. Alle heerlijke rechten met betrekking tot voordracht van functionarissen vervielen en de districten werden per 1 januari 1850 afgeschaft. Verder schreef de Gemeentewet iedere gemeente een gemeentesecretaris voor, de hoogste gemeentelijke ambtenaar, die als taak had de drie bestuursorganen te ondersteunen. Een belangrijke ontwikkeling voor de lokale bestuurlijke verhoudingen was de openstelling van het kiesrecht voor een steeds grotere groep inwoners gedurende de negentiende eeuw, totdat in 1917 het algemeen kiesrecht voor mannen werd ingevoerd en in 1919 ook voor vrouwen. In 1941 werd de Gemeentewet bij verordening van de rijkscommissaris voor het bezette Nederlandse gebied tijdelijk opgeschort; per 1 september van dat jaar werden alle gemeenteraden en colleges van burgemeester en wethouders ontbonden. Hun taken werden verenigd in de persoon van de burgemeester; de wethouders fungeerden daarbij als zijn medewerkers. De oude bestuurlijke verhoudingen werden pas in het najaar van 1945 hersteld. In essentie handhaaft de Gemeentewet van 1851 zich tot op de dag van vandaag. In 1992 is weliswaar een nieuwe Gemeentewet opgesteld, die in 1994 is doorgevoerd, maar deze is nog grotendeels op de oude geënt. De belangrijkste wijziging vond plaats in 2002, met de doorvoering van de Dualiseringswet, die beoogde raad en college strikter van elkaar te scheiden, onder andere door de gemeentesecretaris te vervangen door een griffier ter ondersteuning van de raad en een secretaris ter ondersteuning van het college. De hoop was dat op deze manier het gemeentebestuur meer het aanzien kreeg van een landsbestuur met een controlerend parlement (de gemeenteraad) en een uitvoerend kabinet van ministers (het college van burgemeester en wethouders). Volledige dualisering werd overigens niet bereikt: zo is de burgemeester, volgens de Grondwet, de voorzitter van de gemeenteraad, hoewel hij geen raadslid mag zijn.
Geschiedenis	Het is lastig een moment aan te wijzen waarop de oude secretarie, voortkomend uit een ambtelijke traditie van vóór 1795, is getransformeerd in een nieuwe secretarie, die vooruitwees naar het ambtelijk apparaat zoals zich dat in de negentiende en twintigste eeuw ontwikkelde. Naderhand is 1810 als cesuur aangewezen, het jaar waarin het koninkrijk Holland werd geannexeerd door het Franse keizerrijk. Een gevolg hiervan was dat de uitvoerende en de rechtsprekende macht definitief gescheiden werden, het belangrijkste kenmerk van modern bestuur. Een ander gevolg was de invoering van het Franse administratieve systeem, dat onder meer tot uiting kwam in het bijhouden van een burgerlijke stand en het opmaken van een jaarlijkse gemeentebegroting, taken die tot aan haar opheffing kenmerkend waren voor de secretarie. Dit alles werd in 1810, of eigenlijk pas in 1811, doorgevoerd. Over de organisatie van de ambtenarij is daarmee nog niets gezegd. De Franse wet verplichtte de gemeente niet tot de aanstelling van één bezoldigd ambtenaar die voor deze taken verantwoordelijk was. In de praktijk werden de taken de taken van de secretarie tussen 1810 en 1816 door twee verschillende secretarissen uitgevoerd, die niet steeds con amore samenwerkten: de raadssecretaris, door de raad benoemd en zelf een raadslid, en de privésecretaris van de burgemeester. In 1814 viel het Franse Keizerrijk en in 1815 werd het Koninkrijk der Nederlanden uitgeroepen, waartoe Nijmegen voortaan behoorde. De stad kende in deze jaren een provisioneel bestuur totdat in 1816 een koninklijk reglement van kracht werd, dat in 1824 door een nieuw reglement werd vervangen. Deze reglementen bepaalden niet alleen de opbouw van het bestuursapparaat, ze lieten zich ook uit over de inrichting van het ambtelijk apparaat. Het reglement van 1816 bepaalde dat er twee bezoldigde stadssecretarissen moesten worden aangenomen ter assistentie van het stadsbestuur (de raad én het college). Deze stadssecretarissen, heel toepasselijk aangeduid als de eerste en de tweede stadssecretaris, werden voorgedragen door het college en aangesteld door de raad. Zij waren ambtenaren en mochten zelf geen deel uitmaken van het bestuur. De eerste ontving een hoger salaris en bezat protocollair een hogere rang dan de tweede stadssecretaris, maar het was de bedoeling dat zij collegiaal samenwerkten. Het reglement van 1824 achtte één stadssecretaris voldoende, die voortaan benoemd werd door de koning, maar op verzoek van de raad mocht de tweede stadssecretaris aanblijven en zo heeft Nijmegen tot 1851, toen de Gemeentewet het reglement buiten werking stelde, steeds twee stadssecretarissen gehad. Tussen de twee stadssecretarissen bestond een strikte taakverdeling. De eerste stadssecretaris notuleerde bij de vergaderingen van het college, verzorgde de stukken die het college uitvaardigde en hield een register bij van alle ingekomen en uitgaande stukken van het college. De tweede stadssecretaris deed hetzelfde, alleen dan voor de raad. Daarnaast had ieder enkele specifieke taken. De eerste stadssecretaris assisteerde het bestuur bij de controle van de stadsontvanger – de ambtenaar die de financiën van de stad beheerde. Deze taak kwam erop neer dat hij een register bijhield van alle opdrachten die het bestuur aan de ontvanger verstrekt had en van alle stukken van de ontvanger die het bestuur gecontroleerd had. Omdat hij hierdoor een goed overzicht had op de financiële toestand van de gemeente, was het ook zijn taak hiervan maandelijks een staat op te maken en deze namens de (verantwoordelijke) burgemeester te sturen aan het ministerie van Financiën. De tweede stadssecretaris regelde het verkeer tussen de (verantwoordelijke) burgemeester en het ministerie van Oorlog; maandelijks stuurde hij het alle stukken die nodig waren om van het rijk de gelden los te krijgen die de gemeente nodig had voor haar militaire verplichtingen. Daarnaast was hij verantwoordelijk voor de burgerlijke stand en de verstrekking van persoonsdocumenten (en het innen van de daaraan verbonden leges). Deze taken, weliswaar te omvangrijk voor twee man, konden aanvankelijk nog door een bescheiden aantal ambtenaren worden afgehandeld. In 1816 werden de stadssecretarissen althans bijgestaan door drie klerken, in 1851 waren dit er vier. Zelfs wanneer in aanmerking wordt genomen dat in deze periode het hele ambtelijke apparaat van de gemeente nog zeer compact was, was het aandeel van de secretarie daarin gering. Voor deze periode, van 1816 tot 1851, gold dat het werk van de ambtenaren ter secretarie vooral administratief van aard was. In een enkel geval mochten zij beschikkingen treffen, namelijk bij het sluiten van het burgerlijk huwelijk – een taak die verbonden was aan de burgerlijke stand. De secretarie was in deze periode niet de top van het Nijmeegse ambtelijke apparaat. Andere gemeentelijke instellingen, zoals het kantoor van de ontvanger en de belastingdienst, werkten niet onder, maar naast de secretarie. Hooguit kan geconstateerd worden dat de secretarie gezien haar huisvesting in het stadhuis en de aanwezigheid van de stadssecretarissen (of hun klerken) bij bestuursvergaderingen, zich dichter bij het centrum van de macht bevond. De Gemeentewet van 1851 wijzigde de structuur van het gemeentebestuur en beïnvloedde daarmee ook de ontwikkeling van het ambtelijk apparaat. De wet voorzag onder andere in een grotere autonomie van het gemeentebestuur in personeelszaken. Net als het reglement van 1824 voorzag de Gemeentewet in één secretaris die alle bestuursorganen moest bijstaan bij hun taken. Het was de raad die deze secretaris aanstelde (of ontsloeg) en het reglement vaststelde waarin zijn taken en die van de secretarie beschreven werden. Behalve dat de twee stadssecretarissen plaatsmaakten voor deze gemeentesecretaris veranderde er aanvankelijk niet zoveel, maar uit de instructie die de raadsleden opstelden bleek dat zij van de nieuwe secretaris niet enkel verwachtten dat hij de bestaande secretarie leidde, maar ook dat hij een grote wets- en dossierkennis opbouwde opdat hij hen en het college van advies kon voorzien. Hoewel het aannemelijk is dat ook de stadssecretarissen het bestuur al van goede raad voorzagen, behoorde dit niet expliciet tot hun takenpakket. Vanaf 1851 ontwikkelde de secretarie zich tot het voornaamste adviesorgaan van het bestuur. Na 1851 was er ook in toenemende mate behoefte aan zo’n orgaan, omdat het ambtelijk apparaat van de gemeente groter en complexer werd. Zeker vanaf het laatste kwart van de negentiende eeuw nam de gemeente steeds meer taken op zich waarvoor nieuwe gemeentelijke diensten en bedrijven werden opgericht. Voor de bestuurders werd het daardoor lastiger te bepalen hoe financiële en personele middelen het beste konden worden aangewend om de boel draaiende te houden. Dit was enkel mogelijk als zij zich konden verlaten op het advies van de secretarie, die daarmee ging meebepalen hoe middelen werden besteed en die daardoor machtiger werd dan andere gemeentelijke instanties. Het ambtelijk apparaat kreeg zo een piramidale structuur waarin de secretarie bovenaan stond. Dit zogenoemde secretariemodel kreeg na 1851 geleidelijk aan vorm, bereikte in de jaren vijftig van de twintigste eeuw zijn hoogtepunt en hield stand tot de reorganisatie van 1985. Het personeelsbestand van de secretarie kende na 1851 een langzame maar gestage groei. Werkten er in 1851 slechts vier man onder de gemeentesecretaris, in 1877 waren dit er zes en in 1902 vijftien. In de twintigste eeuw versnelde deze groei: rond de vijftig ambtenaren in de jaren twintig tot tweehonderdvijftig vlak voor de reorganisatie in 1985. Deze groei was voornamelijk te verklaren vanuit de toename van werkzaamheden betreffende de financiën van de gemeente en de ondersteuning (en aansturing) van gemeentelijke diensten en bedrijven. De groei ging gepaard met de vorming van een professionele bureaucratie: het aantal hiërarchische niveaus nam toe en ambtenaren specialiseerden zich door zich met een afgebakend werkterrein bezig te houden. In 1919 ging men ertoe over de secretarie onder te verdelen in acht afdelingen, maar dit aantal werd al in 1920 tot zeven teruggebracht. De volgende zeven afdelingen vormden tot het begin van de Tweede Wereldoorlog de secretarie: 1. Algemene Zaken en Onderwijs 2. Controle Financiën en Bedrijven 3. Financiën en Pensioenen 4. Belastingen 5. Burgerlijke Stand 6. Bevolking, Verkiezingen en Militaire Zaken 7. Index, Archief en Expeditie De naam van de vierde afdeling maakt duidelijk dat de secretarie zich inmiddels bezig was gaan houden met het innen van belastingen. De belastingdienst was, in ieder geval tot 1865, een zelfstandig gemeentelijke orgaan geweest met rond de dertig bezoldigde ambtenaren, dus beduidend groter dan de secretarie indertijd was. In 1865 waren echter bij wet alle plaatselijke accijnzen afgeschaft waardoor er voor de dienst beduidend minder te doen was. Het aantal ambtenaren kromp sterk en de ambtenaren die overbleven vonden uiteindelijk een plaats bij de secretarie. Hierdoor kreeg de secretarie er een tweede beschikkingsrecht bij, namelijk het opleggen van belastingaanslagen. De secretarie had intussen ook een taak afgestoten. De zorg voor het archief had vanaf het begin tot haar taken behoord, maar in 1881 werd hiervoor een gemeentearchivaris aangesteld, althans voor het ‘oud archief’ (statisch archief). Volgens de instructie die de raad voor hem opstelde voerde hij zijn taak uit ‘onder toezicht van de gemeentesecretaris’, waaruit geconcludeerd kan worden dat de gemeentearchivaris feitelijk behoorde tot de secretarie. Pas in 1919 kwam er aan deze situatie een einde, toen de raad deze bepaling uit de instructie schrapte omdat zij strijdig was met de Archiefwet van 1918. De secretarie kreeg er ook taken bij die zij snel weer verloor. De afdeling Financiën en Pensioenen hield zich enige jaren bezig met het krankzinnigenwezen. In 1932 werd voor ‘het krankzinnigenwezen, de geneeskundige behandeling, de ziekenhuisverpleging, enz.’ zelfs een aparte secretarieafdeling opgericht: afdeling 8 Geneeskundige Armenzorg. Deze afdeling werd al in 1936 opgeheven, toen er een aparte gemeentelijke dienst kwam, dus buiten de secretarie, voor maatschappelijk hulpbetoon. In de jaren veertig en vijftig van de twintigste eeuw kende het secretariemodel zijn hoogtepunt. Bepalend daarvoor was dat het college in deze periode voor zichzelf een actieve rol zag weggelegd bij de organisatie van het economische en maatschappelijke leven van Nijmegen en daarvoor de secretarie nodig had om de rest van het gemeentelijk apparaat aan te sturen. Tijdens de bezettingsjaren, 1940-1944, was er sprake van een autoritair college, bestaande uit een burgemeester en drie helpers, dat niet gehinderd door een raad bestuurde. Na 1944 werd de raad wel in ere hersteld, maar kreeg het nieuwe college veel macht om voortvarend de wederopbouw ter hand te nemen. Hoewel de secretarie bedoeld was als steunpilaar voor het college én de raad, had zij zich toch vooral ontwikkeld als de steunpilaar voor het college, waarmee de contacten intensiever waren. Een versterking van de positie van het college betekende daarom in de praktijk een versterking van de positie van de secretarie. Tijdens de bezetting zorgde de secretarie, geleid door de oude gemeentesecretaris, voor bestuurlijke continuïteit. Tijdens de wederopbouw had zij een belangrijke rol als verdeler van de middelen die de gemeente ter beschikking stonden voor herstel. De positie van de secretarie werd na 1945 versterkt door het kantoor van de ontvanger, een instelling die sinds 1816 naast haar had bestaan, bij haar te voegen. Hetzelfde lot trof ook de bodes op het stadhuis, die tot dan toe rechtstreeks door het bestuur waren aangesteld. Daarmee was het hele gemeentelijke ambtelijke apparaat ondergeschikt gemaakt aan de gemeentesecretaris. Al in 1950 probeerde het rijk deze vergaande centralisatie, die ook in andere gemeenten plaatsvond, te corrigeren door een aanpassing van de Gemeentewet, die verbood dat de boekhouding en de controle op de boekhouding door dezelfde gemeentelijke instantie werden uitgevoerd. In 1953 werd daarom bij raadsbesluit de secretarieafdeling Controle Financiën en Bedrijven opgeheven, om plaats te maken voor de Gemeente Accountantsdienst (GAD) die niet onder het gezag van de gemeentesecretaris stond. Intussen waren er sinds 1940 enkele afdelingen van naam veranderd, opgeheven of opgericht. De afdeling Index, Archief en Expeditie heette voortaan Registratuur. De afdeling Financiën en Pensioenen was tijdens de bezetting omgedoopt tot Financiën en Personeel, omdat zij zich met veel meer personeelszaken bezighield dan pensioenen alleen. In 1947 werd het nodig geacht een aparte afdeling Personeelszaken op te richten. Financiën werd samengevoegd met Belastingen tot de afdeling Financiën en Belastingen. Tijdens de bezettingsjaren werd de afdeling Juridische Zaken opgericht, die zich vooral bezighield met ruimtelijke ordening en grond- en pachtzaken. In 1947 volgde de oprichting van de afdeling Wederopbouw, die in 1950 ook ‘voorlichting en representatie’ in haar takenpakket kreeg. Dit werd zelfs haar hoofdtaak, wat reden was haar naam in 1953 te veranderen in Voorlichting en Culturele Zaken. Zo telde de secretarie in 1953, na de opheffing van de afdeling Controle Financiën en Bedrijven, acht afdelingen. De secretarie die het bestuur hielp overzicht te houden op de gemeente, liep al vóór 1950 voortdurend het risico zelf onoverzichtelijk te worden. De gemeentesecretaris liet zich daarom vanaf 1944 assisteren door twee loco-secretarissen, in 1982 vervangen door één adjunct-secretaris. Voorts was een verdere onderverdeling van de afdelingen in onderafdelingen of bureaus gebruikelijk geworden. In 1958 werd dit geformaliseerd bij een reorganisatie van de secretarie waarbij zeven nieuwe afdelingen ontstonden, aangeduid met een Romeins cijfer, elk bestaande uit twee of drie bureaus, aangeduid met een letter. Deze indeling wijzigde in de daarop volgende jaren enkele malen, totdat er eind jaren zestig de volgende afdelingen en bureaus waren: I. A: Algemene Zaken, Juridische Zaken en Kabinet; B: Ruimtelijke Ordening, Grond- en Pachtzaken II. A: Financiën; B: Belastingen; C: Betalingsverkeer III. A: Bevolking; B: Burgerlijke Stand; C: Verkiezingen en Militaire Zaken IV. Centrale Afdeling Personeelszaken A: Personeelsvoorziening en Personeelszorg; B: Personele Organisatie; C: Personeelsadministratie V. A: Voorlichting en Public Relations; B: Culturele Zaken VI. Interne zaken A: Registratuur c.a.; B: Expeditie, Typekamer, Telefooncentrale; C: Reprografie VII. A: Onderwijs; B: Maatschappelijke Aangelegenheden, Recreatie en Jeugdzaken Tegen het einde van de jaren zestig begonnen ambtenaren en bestuurders vraagtekens te stellen bij de voortdurende toename van het aantal zaken waarmee de secretarie zich bemoeide. Enerzijds deed zich de ontwikkeling voor dat naarmate de secretarie er taken bijkreeg die ver afstonden van haar kerntaak om voor het bestuur stukken (notulen, brieven enzovoorts) op te stellen, de behoefte toenam voor deze kerntaak een nieuw orgaan op te richten. Ter ondersteuning van de burgemeester was daarom al een kabinet ingericht, dat wel onderdeel was van de secretarie, maar daarbinnen een eigen positie innam. In de jaren zeventig werden ten behoeve van de leden van raad en college enkele secretaresses aangenomen, die eveneens tot de secretarie behoorden, maar buiten de bestaande afdelingsstructuur werkzaam waren. Anderzijds werden taken waarvan onduidelijk was waar ze thuishoorden naar de secretarie doorgeschoven. Een voorbeeld hiervan was de bemoeienis met sport. De gemeente had hiervoor tot 1958 één ambtenaar in dienst en had de Stichting Stadspark De Goffert in het leven geroepen voor de exploitatie van onder meer de sportterreinen in De Goffert. In 1958 werden de ambtenaar en het secretariaat van de stichting opgenomen in de secretarie, waar ze bureau C vormden van afdeling V. In 1969 werd dit bureau opgedoekt en werden zijn taken grotendeels overgedragen aan de Nijmeegse Sportstichting, die geen deel uitmaakte van de secretarie. Pas in 1970 kreeg de secretarie een aparte afdeling (afdeling VIII Planning, Coördinatie en Werkgelegenheid) die zich bezighield met het ontwerpen en coördineren van beleid om een betere onderlinge afstemming tussen de secretarieafdelingen en de gemeentelijke diensten en bedrijven te bereiken. De noodzaak tot een integrale manier van werken werd bij bestuurders en ambtenaren breed gevoeld, want de indruk bestond dat het gemeentelijk apparaat langzaam en stroef functioneerde. In 1974 stelde de gemeentesecretaris zelfs de diagnose dat het gemeentelijk apparaat ‘een neiging tot desintegratie’ vertoonde. Als hoofdoorzaak wees hij de verhouding tussen de secretarie enerzijds en de diensten en bedrijven anderzijds aan. De secretarie bemoeide zich inhoudelijk te sterk met zaken die de diensten en bedrijven ook naar eigen inzicht konden afhandelen. Deze nota vormde de opmaat tot een volledige reorganisatie van het gemeentelijk apparaat, die op 1 januari 1985 werd doorgevoerd. Bij deze reorganisatie maakten de oude diensten en bedrijven plaats voor vijf diensten, verdeeld over twee sectoren, die de vrijheid kregen hun eigen beleid te ontwikkelen en uit te voeren zonder voortdurende inmenging van een hoger orgaan. Een groot deel van het secretariepersoneel werd naar deze diensten overgeheveld. Voor de afgeslankte secretarie die overbleef kwamen nieuwe benamingen in zwang, zoals de secretarie nieuwe stijl of de bestuursdienst (niet te verwarren met de bestuursdienst die in 1992 ontstond), die hier verder niet gebruikt worden. Zij hield zich vooral bezig met ‘integrale beleidscoördinatie’, wat betekende dat zij beleid ontwikkelde en uitvoerde dat uitsteeg boven diensten- en sectorenniveau, uiteraard wel in samenwerking met de diensten en sectoren. Verder bleef zij zich bezighouden met oude taken als de ondersteuning van het bestuur en de burgerlijke stand. De gereorganiseerde secretarie bestond uit het secretariaat van het college en de volgende zeven afdelingen: • Bestuurlijke en Juridische Zaken • Financiën (Financieel Beleid/Financieel Beheer/Belastingen) • Bevolking c.a. • Personeelszaken • Voorlichting en Representatie • Interne Zaken • Beleidscoördinatie, Organisatie en Automatisering (BOA) De reorganisatie van 1985 maakte geen einde aan het secretariemodel; in afgezwakte vorm bleef de secretarie bestaan als centraal, sturend orgaan dat boven de rest van het ambtelijke apparaat zweefde. Maar de gemeentelijke organisatie was wel platter geworden en werd na 1985 zelfs nog platter door voortgezette decentralisatie. De diensten gingen eind jaren tachtig zelf zorgen voor personeelszaken en automatisering, taken die de secretarie werden ontnomen. Uiteindelijk werd bij de volgende reorganisatie, op 31 december 1991, de secretarie opgeheven. De taken die zij nog had werden verdeeld over twee nieuwe diensten: de bestuursdienst (financiën, juridische zaken en ondersteuning van het bestuur) en de publieksdienst (bevolking, voorlichting en representatie).
Functies, beroepen of activiteiten	De secretarie kende vele uiteenlopende taken. In het algemeen waren deze taken vooral beleidsondersteunend en niet zozeer uitvoerend. De oudste taak van de secretarie was het assisteren van de gemeentelijke bestuurslichamen (de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester) bij het opstellen van akten en documenten. De secretarie notuleerde, registreerde ingekomen en uitgaande stukken en stelde brieven op. Zij bezat gaandeweg een spilfunctie in het contact tussen het bestuur en de gemeentelijke diensten en bedrijven. Ook het contact met hogere overheden, het rijk en de provincie, liep via haar. Daarnaast werd op de secretarie de burgerlijke stand en, vanaf 1820, het bevolkingsregister bijgehouden. De gemeentesecretaris, en voor hem de twee stadssecretarissen, bediende het bestuur al in de negentiende eeuw van advies, maar in de twintigste eeuw, met name na de Tweede Wereldoorlog, werd deze functie geconsolideerd door de secretarie om te vormen tot een orgaan dat beleid coördineerde. In 1985 werd haar takenpakket sterk beknot. Naast de directe ondersteuning van de bestuurslichamen en de burgerlijke stand hield zij zich enkel nog bezig met ‘integrale beleidscoördinatie’, wat betekende dat zij beleid ontwikkelde en uitvoerde dat uitsteeg boven diensten- en sectorenniveau, uiteraard in samenwerking met de diensten en sectoren.
Structuur of genealogie	Tot 1816 waren er een raadssecretaris en een privésecretaris van de burgemeester, die zich beiden bezighielden met de taken die vanaf 1816 bij de secretarie berustten. Aan het hoofd van de secretarie stonden vanaf 1816 twee stadssecretarissen, die in 1851 plaatsmaakten voor één gemeentesecretaris. De organisatie waaraan deze leiding gaf was lange tijd klein; in 1851 werkten er vier ambtenaren op de secretarie, in 1902 waren dit er vijftien. Gedurende de twintigste eeuw groeide het personeelsbestand van de secretarie sterk: in de jaren twintig werkten er al zo’n vijftig man, in 1985 was dit opgelopen tot tweehonderdvijftig. In 1985 vond er een reorganisatie plaats waarbij de secretarie werd afgeslankt en een groot deel van personeel en taken werd overgeheveld naar gemeentelijke diensten. Het toegenomen aantal taken en ambtenaren maakte een onderverdeling in afdelingen en later in onderafdelingen of bureaus noodzakelijk. Het aantal afdelingen, de namen van deze afdelingen en de taken die zij uitvoerden veranderden voortdurend. Tussen 1920 en 1958 kende de secretarie zeven afdelingen: 1. Algemene Zaken en Onderwijs 2. Controle Financiën en Bedrijven 3. Financiën en Pensioenen 4. Belastingen 5. Burgerlijke Stand 6. Bevolking, Verkiezingen en Militaire Zaken 7. Index, Archief en Expeditie Na een reorganisatie in 1958 kende de secretarie, wederom bij benadering, zeven afdelingen en achttien bureaus: I. A: Algemene Zaken, Juridische Zaken en Kabinet; B: Ruimtelijke Ordening, Grond- en Pachtzaken II. A: Financiën; B: Belastingen; C: Betalingsverkeer III. A: Bevolking; B: Burgerlijke Stand; C: Verkiezingen en Militaire Zaken IV. Centrale Afdeling Personeelszaken A: Personeelsvoorziening en Personeelszorg; B: Personele Organisatie; C: Personeelsadministratie V. A: Voorlichting en Public Relations; B: Culturele Zaken VI. Interne zaken A: Registratuur c.a.; B: Expeditie, Typekamer, Telefooncentrale; C: Reprografie VII. A: Onderwijs; B: Maatschappelijke Aangelegenheden, Recreatie en Jeugdzaken Na de reorganisatie van 1985 bestond de secretarie uit de volgende zeven afdelingen: • Bestuurlijke en Juridische Zaken • Financiën (Financieel Beleid/Financieel Beheer/Belastingen) • Bevolking c.a. • Personeelszaken • Voorlichting en Representatie • Interne Zaken • Beleidscoördinatie, Organisatie en Automatisering (BOA)
Bron(nen)	H. Aardema en A. Korsten, ‘Gemeentelijke organisatiemodellen. Hoe integraler het moet, hoe minder je het ziet…’, in: A. Bekke e.a. (red.), Naar een collegiaal en samenhangend overheidsbestuur, Den Haag 2009. J.J.A. Buylinckx, ‘Aspecten van archiefzorg en archiefbeheer door de gemeente Nijmegen, 1816-1945’, in: Van Blok vol rechten tot Arsenaal vol wetenswaardigheden. Expositie gewijd aan archiefzorg en –beheer in Nijmegen door de eeuwen heen, Nijmegen 1979, pp. 25-79. L. Gruppelaar, ‘ Lokaal bestuur en stedelijke overheid te Nijmegen 1814-1919, Nijmegen 1995, in: Regionaal Archief Nijmegen, Br 6774. L. Gruppelaar, ‘Lokaal bestuur en stedelijke overheid te Nijmegen 1919-1945’, Nijmegen 1995, in: Regionaal Archief Nijmegen, Br 6538 / 3. L. Gruppelaar, ‘Rapportage onderzoek module Organisatie en hun registratuur. Het archiveringssysteem van het Nijmeegse stadsbestuur. Een zoektocht naar een cesuur tussen ‘oud’ en ‘nieuw’ archief Nijmegen, Nijmegen 2006, op interne digitale schijf. H.J.J. Hendriks, M.J. Steenkamer en A.G. Mustert, Nijmegen onder raadpensionaris, koning, keizer en souvereine vorst, Zutphen 1971. N. Nabuurs, ‘Lokaal bestuur en stedelijke overheid te Nijmegen 1945-1984’, Nijmegen 1995, in: Regionaal Archief Nijmegen, Br 7061. A.G. Schulte, ‘Het Stadhuis aan de Burchtstraat’, in: Het Stadhuis van Nijmegen, Nijmegen 1982, pp. 17-84. M.A.F.T. van Son, ‘Archiefzorg en archiefbeheer door het stadsbestuur vóór 1815’, in: Van Blok vol rechten tot Arsenaal vol wetenswaardigheden. Expositie gewijd aan archiefzorg en –beheer in Nijmegen door de eeuwen heen, Nijmegen 1979, pp. 9-24.

Reageren Delen