| Hoofdcategorie | 1 Openbaar bestuur |
|---|---|
| Subcategorie | 1.1 Bestuursinstellingen |
| Archiefvormer | Gemeente Overasselt (1923-1980) (1923-1980) Gemeente Overasselt (1810-1923) (1810-1923) |
| Periode | 1699 - 1980 |
| Bereik en inhoud | De kern van het archief wordt gevormd door een groot aantal series: akten, ingekomen en minuten van uitgaande stukken, agenda's, notulen en brievenboeken en stukken van financiële aard als begrotingen, grootboeken, kasboeken, rekeningen en mandaten. Daarnaast bestaat het archief uit een vrij groot aantal losse stukken, waarin geen oorspronkelijke ordening te herkennen viel. De serie bouwvergunningen begint in 1907 en eindigt in 1981 en vormt een zeer omvangrijk geheel. |
| Omvang | 69,1375 m. |
| Medium | Papier |
| Aantekeningen | Het archief van het Algemeen of Burgerlijk Armbestuur van Nederasselt is als gedeponeerd archief aangetroffen bij de archieven van de gemeente Overasselt, 1699 - 1980 (archiefnummer 757). Over de lotgevallen van de archieven van de Algemene of Burgerlijke Armbesturen van Over- en Nederasselt is weinig bekend. Het is ook niet duidelijk of deze archieven bij de secretarissen van deze Armbesturen thuis of ter gemeentesecretarie werden bewaard. De in het archief aanwezige stukken van vóór circa 1811 zijn tijdens de inventarisatie op microfilm overgenomen door het gemeentearchief van Nijmegen. |
| Openbaarheid | Deels openbaar |
| Verantwoording | L. Jansen, R. Jegen, B. Schaart, W. Mastenbroek (2001) |
| Geschiedenis van het archief | In de raadsvergadering van 21 februari 1852 werd door de gemeenteraad van Overasselt een instructie vastgesteld voor de gemeentesecretaris (3). Volgens artikel 4 van deze instructie moest de secretaris het archief van de gemeente "in eene geregelde orde in een daartoe behoorlijk geschikt lokaal, ter beoordeling van de raad bewaren" en was hij "onder toezigt van burgemeester en wethouders met de zorg voor het zelve belast". Uit een besluit van Gedeputeerde Staten d.d. 25 februari 1852 blijkt, dat de raad het archief van de gemeente naar het huis van de secretaris wilde overbrengen (het is niet bekend waar het archief op dat moment werd bewaard) en voorts, dat de Ambtenaar van de Burgerlijke Stand van mening was, dat de registers van de Burgerlijke Stand bij hem thuis zouden moeten berusten (7). Gedeputeerde Staten waren echter van mening, dat zowel het secretarie- archief als de registers van de Burgerlijke Stand niet bij gemeentefunctionarissen thuis dienden te berusten, maar in het gemeentehuis of "het daartoe dienende lokaal, waar de raad vergadert". Waarschijnlijk is kort daarop naar aanleiding van dit besluit van Gedeputeerde Staten het gemeentearchief overgebracht naar het pand aan het thans doodlopende restant van de Schoonenburgseweg, waar tot 1882 de secretarie gehuisvest was. Vermoedelijk is in 1883 het gemeentearchief overgebracht naar het speciaal daarvoor gebouwde lokaal op de eerste verdieping van het nieuwe gemeentehuis aan de Schoonenburgseweg. Op vrijdag 8 juni 1888 bracht de Archivaris in de provincie Gelderland, J.F. Bijleveld, een bezoek aan de gemeente in verband met een onderzoek naar de aanwezigheid van stukken van oud-rechterlijken aard in het archief van de gemeente Overasselt. Op het afgesproken uur trof hij de burgemeester bij het gemeentehuis, maar aangezien de gemeentesecretaris, bij wie de sleutels van alle kasten enz. van de gemeentesecretarie berustten, niet kwam opdagen, kon de burgemeester de heer Bijleveld geen inzage in de stukken geven (8). Naar aanleiding van deze gebeurtenis ontving de burgemeester kort daarop een schrijven van de Commissaris van de Koning houdende het advies meerdere sleutels voor de archiefkasten aan te schaffen, omdat de archiefstukken anders bij afwezigheid van de secretaris niet toegankelijk waren(9). In de vergadering van Burgemeester en Wethouders van 11 juni 1927 werd naar aanleiding van klachten van de Rijksarchivaris over de berging van het archief besloten op de archiefkamer tegen de binnenmuur een grote archiefkast te plaatsen. De gemeentearchitect zou worden opgedragen hiervan een tekening te maken en vervolgens zou aan de timmerlieden in de gemeente een prijsopgave worden gevraagd (10). Vervolgens besloten Burgemeester en Wethouders op 24 september 1927 tegen de noordelijke muur van de raadszaal twee archiefkasten te laten maken volgens de door de gemeentearchitect gemaakte tekening. De kosten zouden niet meer dan ƒ300,- bedragen. Het werk werd opgedragen aan timmerman J.S. Wintjes te Overasselt (10). Op 22 februari 1929 kwam in de vergadering van Burgemeester en Wethouders de verwoesting van het stadhuis van Leiden aan de orde, die de burgemeester "op het denkbeeld heeft gebracht, dat ook hier bij gebreke van een brandkast of kluis bij brand in het raadhuis belangrijke stukken, bijv. de registers van de Burgerlijke Stand zouden verbranden, wat veel last in de administratie zou veroorzaken en bovendien belangrijke kosten zou medebrengen". Er werd besloten uit te zien naar een goede tweedehands brandkast om daarin de meest belangrijke stukken op te bergen. Op 16 januari 1930 deed de burgemeester aan de wethouders verslag van onderhandelingen, die inmiddels met diverse brandkastleveranciers waren gevoerd over de levering van een nieuwe brandkast in de gewenste maat. Ook werd in dezelfde vergadering met de gemeentearchivaris de mogelijkheid besproken van het bouwen van een kluis op het raadhuis. De gemeentearchitect werd verzocht hiervoor een begroting in te dienen (10). Vervolgens besloten Burgemeester en Wethouders op 22 februari 1930 in verband met de te hoge kosten af te zien van het bouwen van een brandvrije kluis en het oorspronkelijke plan om een brandkast te kopen door te zetten. In 1939 werd het gemeentehuis van Overasselt verbouwd en werd er alsnog een gewapend betonnen kluis bij aangebouwd, die vooral bedoeld was om archiefbescheiden in te bewaren (11). Het archief heeft tijdens de oorlogsjaren geen schade geleden, wel had de raad tijdens een geheime vergadering een instructie vastgesteld voor het in veiligheid brengen van het gemeentearchief en gelden. De vastgestelde instructie bleek geen overbodige luxe, want op 10 mei 1940 brachten de burgemeester en de secretaris een bezoek aan de Commandant van het Grensbataljon van het 26e Regiment Infanterie op het Stafkwartier te Overasselt. Zij brachten een zwaar verzegelde omslag, een zak geld en een kist met gemeentearchieven, die door Majoor E.P.Weber in ontvangst werden genomen. Later zijn deze archiefstukken via verschillende militaire instanties terug gekomen bij de gemeente. Bij een inspectiebezoek op 8 augustus 1947 bleek, dat de provinciaal archiefinspecteur niet tevreden was met de door hem aangetroffen archiefbescheiden. Bij brief van 11 augustus 1947 werd het gemeentebestuur dringend aangeraden om een derde stalen rek in de archiefkluis te laten aanbrengen, zodat ook het oudere gedeelte van het archief en de archiefbescheiden van de voormalige gemeente Balgoij en Keent, die buiten de kluis in houten kasten waren opgeborgen in de kluis brandvrij konden worden bewaard (11). In 1972 werden alle archiefbescheiden van de gemeente overgebracht naar de nieuwe gemeentesecretarie aan de Hoogstraat 7, de verbouwde voormalige R.K. pastorie. Vervolgens werd, vooruitlopend op de vrijwillige samenvoeging van de gemeente Overasselt met de gemeente Heumen, in 1978 een gemeenschappelijke secretarie gevormd en werden de archiefbescheiden overgebracht naar de secretarie te Malden (11). Archief 1936-1980 Het archief is vanaf 1937 geordend volgens de code van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. In het verslag van de Inspectie van Archieven in Gelderland over het jaar 1936 schreef de toenmalige Rijksarchivaris in Gelderland dat verbetering van de archiefberging in de gemeente Overasselt alleen bereikt kon worden indien er een nieuw gemeentehuis werd gebouwd. In 1939 ontving de gemeentearchitect Leenders opdracht om o.a. de noodzakelijke verbouwing van het gemeentehuis aan de Schoonenburgseweg te Overasselt voor te bereiden. Bij raadsbesluit van 14 juli 1939 werd door de gemeenteraad een krediet beschikbaar gesteld om het gemeentehuis te verbouwen en een brandvrije kluis te maken. De kosten bedroegen ƒ1800,- waarvan ƒ200,- voor de kluisdeur. Het plan voor de archiefkluis werd bij besluit van 16 augustus 1939 nr. 308 door Gedeputeerde Staten goedgekeurd. Het archief heeft tijdens de oorlogsjaren geen schade geleden, wel had de gemeenteraad tijdens een geheime vergadering een instructie vastgesteld voor het in veiligheid brengen van het gemeentehuis en gelden. De vastgestelde instructie bleek geen overbodige luxe want op 10 mei 1940 brachten de burgemeester en de secretaris een bezoek aan de Commandant van het Grensbataljon van het 26e Regiment Infanterie op het Stafkwartier te Overasselt. Zij brachten een zwaar verzegelde omslag, een zak met geld en een kist met gemeentearchieven die door Majoor E.P. Weber in ontvangst werden genomen. Later zijn de archiefstukken via verschillende militaire instanties teruggekomen bij de gemeente. In 1943 was de gemeente bezig met het opstellen van een bestemmingsplan en had hiervoor contacten gelegd met het Ir. Bureau Kraaijenhagen te Oosterbeek, bij de gevechten van de Slag om Arnhem is het dorp Oosterbeek grotendeels verwoest en het ontwerpstructuurplan door brand vernietigd. Bij een inspectiebezoek op 8 augustus 1947 bleek dat de inspecteur niet tevreden was met de door hem aangetroffen archiefbescheiden. Bij brief van 11 augustus 1947 werd het gemeentebestuur dringend aangeraden om een derde stalen rek in de archiefkluis te laten aanbrengen zodat ook het oudere gedeelte van het archief en de archiefbescheiden van de voormalige gemeente Balgoij, die buiten de kluis in houten kasten waren opgeborgen, in de kluis brandvrij konden worden bewaard. In 1965 werd opdracht gegeven aan het registratuurbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten voor revisiewerkzaamheden aan het archief. De werkzaamheden bestonden uit: - het lichten van afgedane zaken uit de dossierkasten en het overbrengen naar het statisch archief - het lichten van vernietigbare stukken - het opstellen van een proces-verbaal van voor vernietiging in aanmerking komende stukken - het opmaken van een dossierinventaris van het statisch codearchief Deze werkzaamheden werden eind 1966 voltooid. In 1972 werd de nieuwe gemeentesecretarie aan de Hoogstraat 7, de voormalige R.K. pastorie, na verbouwing in gebruik genomen. Vooruitlopend op de vrijwillige samenvoeging met de gemeente Heumen werd in 1978 een gemeenschappelijke secretarie gevormd en werden de archiefbescheiden overgebracht naar de secretarie te Malden. Verder werden in verband met de opheffing van de Technische Kringdienst de archieven van deze dienst terugontvangen en in het archief ingevoegd. Doordat bij de definitieve samenvoeging per 1 juli 1980 het grondgebied van het dorp Balgoij overging naar de gemeente Wijchen werden alle bescheiden jonger dan 50 jaar overgedragen aan de gemeente Wijchen. 3) Inv.nr. 34. 7) Inv.nr. 940. 8) Inv.nr. 941. 9) Inv.nr. 942. 10) Inv.nr. 53. 11) Zie inventaris over de periode 1937-1959 |
| Verwerving | Overbrenging 2000 |
| Selectie | Uit het archief is een aantal stukken vernietigd; het betreft hier voornamelijk dubbelen van begrotingen en rekeningen (circa twee dozen). Overige archiefstukken die voor vernietiging in aanmerking kwamen waren de mandaten over de jaren 1853-1923, maar aangezien deze mandaten soms toch wel enige informatie verschaffen is besloten deze stukken toch te bewaren. |
| Ordening | Het geïnventariseerde gedeelte van het secretariearchief van de gemeente Overasselt bestrijkt de periode 1699- 1936. De begindatum 1699 hangt samen met de datering van het oudste in het archief aanwezige stuk, een akte d.d. 1 februari 1699, waarbij Hendrik Cornelissen en Hendrik Klaassen, in kwaliteit van buurmeesters van het Kerspel Nederasselt, verklaren schuldig te zijn aan Jakob de Breff, ontvanger des ambts van Maas en Waal een som van 1000 gulden, die aan hen is verstrekt "tot redressement van twee aanstaande dijkgraven die voorhanden waren". De einddatum 1936 hangt samen met het feit, dat in 1937 door de gemeentelijke administratie de code van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten werd ingevoerd. Het secretariearchief over de jaren 1937-1980 is reeds eerder, in de periode 1982-1983, in twee gedeelten (1937-1959 en 1960-1980) geïnventariseerd door Laurens Jansen en René Jegen, medewerkers van de afdeling Interne Zaken ter gemeentesecretarie. Ook de serie bouwvergunningen (ook die van vóór 1937) is als bijlage in de inventarissen van het archief over de tijdvakken 1937-1959 en 1960-1980 opgenomen. Een aantal archiefstukken is overigens ook na 1936, de einddatum van de inventarisatieperiode, nog bijgehouden, zoals de perceelsgewijze kadastrale leggers (inv.nrs. 949-951 en 953-954) en het daarbij behorende verwijzingsregister (inv.nr. 956). Hetzelfde geldt voor de registers van vestiging (inv.nr. 1086) en vertrek (inv.nr. 1091) en een register van opgemaakte en verzonden processen-verbaal (inv.nr. 1315). Op de archieven bestonden maar liefst vier toegangen: drie archiefinventarissen op de archiefgedeelten 1699-1936, 1937-1959, 1960-1980, alsmede een nadere toegang op de bouwvergunningen uit de periode 1907-1980. Na de overbrenging van de archieven naar Nijmegen zijn deze toegangen om praktische redenen gecombineerd tot één (digitale) archiefinventaris, die de oude toegangen vervangt. Deze nieuwe 'Inventaris van de archieven van de gemeente Overasselt 1699-1980' heeft een doorlopende nummering, zodat elk archiefbestanddeel nu een exclusief nummer heeft. Hiertoe is een groot aantal archiefstukken omgenummerd. De hierbij opgenomen concordansen verwijzen van de oude naar de nieuwe inventarisnummers. De beschrijvingen van de archiefbestanddelen zijn integraal overgenomen uit de oude inventarissen, evenals onderstaande inleidingen. De vijf gedeponeerde archieven zijn ondergebracht in zelfstandige archiefeenheden: Archiefnr. 767: Algemeen of Burgerlijk Armbestuur van Overasselt, 1861-1946 Archiefnr. 886: Algemeen of Burgerlijk Armbestuur van Nederasselt, 1819-1946 Archiefnr. 887: Algemene Diaconie Overasselt, 1923-1944 Archiefnr. 888: Algemene Diaconie van Nederasselt, 1901-1944 Archiefnr. 889: R.K. Armbestuur van Nederasselt, 1901 Als uitgangspunt voor de inventarisatie heeft gediend het "inventarisschema ten behoeve van de beschrijving van de gemeentearchieven daterende van na 1813", opgenomen in de door de Archiefcommissie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten opgestelde regels voor de verzorging van de gemeentearchieven daterende van na 1813. In het inventarisschema is een hoofdindeling 'Stukken van algemene aard' en 'Stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen' gemaakt. Laatstgenoemde rubriek is onderverdeeld in de subrubrieken 'organisatie' en 'Taakuitoefening.' Bij de verdere ordening van de archiefbescheiden binnen de verschillende rubrieken van deze drie hoofdgroepen is uitgegaan van de code ten behoeve van de archiefordening der overheidsadministratie, uitgegeven door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (Code V.N.G.). Tijdens de inventarisatie is een groot aantal akten en repertoires (één doos) aangetroffen, die behoorden tot het secretariearchief van de gemeente Balgoij en Keent over de periode (1776) 1811-1923, dat gedurende dezelfde periode is geïnventariseerd. Volgens het bestemmingsbeginsel zijn deze archiefbescheiden teruggebracht naar het secretariearchief van de gemeente Balgoij en Keent. De serie akten van Overasselt bevat overigens ook een groot aantal akten, die niet zijn ingeschreven in de repertoires. In het archief werden aan aantal bescheiden aangetroffen, die uit de serie ingekomen en minuten van uitgaande stukken, alsmede uit de serie akten afkomstig waren en op classificatienummers volgens de code V.N.G. bijeen waren gevoegd. Ook een aantal bijlagen bij de rekeningen en begrotingen waren op deze wijze samengevoegd. Het betreft hier stukken, die in de jaren 1982-1983 zijn aangetroffen tussen de stukken van het toen geïnventariseerde "codearchief" over de periode 1937-1959; deze stukken waren door de medewerkers van het Registratuurbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten tijdens revisiewerkzaamheden aan de gemeentelijke archieven in de jaren 1965-1966 voorzien van een classificatienummer en alsnog opgenomen in het codearchief van ná 1936 (1). Tijdens de inventarisatie van het archief over de periode 1937-1959 zijn deze stukken teruggeplaatst in het archief ouder dan 1937, echter nog steeds op classificatienummer bijeengevoegd. Deze stukken zijn nu zoveel mogelijk teruggeplaatst in de serie ingekomen stukken en de serie akten. De overige stukken zijn onderwerpsgewijs beschreven en in de inventaris opgenomen; dit was goed mogelijk, omdat de stukken per classificatienummer bijeengevoegd waren en daarbinnen niet zaaksgewijs. De ingekomen en minuten van uitgaande stukken over de jaren 1926-1936 zijn op datum van ontvangst of verzending volgens alfabetisch geordende rubrieken bijeengebonden. Een lijst van deze rubrieken is als bijlage achter in de inventaris opgenomen. 1936-1980 In het kader van de cursus Voortgezette Vorming Archiefbeheer is de inventarisatie van het archief van de gemeente Overasselt ter hand genomen. De periode 1937-1959, 27 m1, is geïnventariseerd door de heer L. Jansen, de periode 1960-juni 1980, 39 m1, door de heer R. Jegen. De reden van de aanvang van de inventarisatie in het jaar 1937 is gelegen in het feit dat door de administratie toen de code van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten werd ingevoerd. Het einde van de periode, juni 1980, is aangehouden omdat de gemeente per 1 juli 1980 heeft opgehouden te bestaan. Om praktische redenen voor de deelname aan de cursus VVA werd in overleg met de cursusleiding besloten om bovengenoemde perioden aan te houden. De serie bouwvergunningen begint in 1907 en eindigt in 1981 en vormt een zeer omvangrijk geheel. De serie is om reden van raadpleegbaarheid en toegankelijkheid in een magazijnlijst op straatnaam en nummer afzonderlijk beschreven en als bijlage in beide inventarissen opgenomen. De verkiezingen van de leden van de gemeenteraad zijn opgenomen bij: Organisatie, punt f. Vertegenwoordigende lichamen, organen en functionarissen, terwijl de verkiezingen betreffende Provinciale Staten en Tweede Kamer der Staten-Generaal te vinden zijn bij de Taak, punt a. Bevolking en Verkiezingen, omdat dit een uitvoerende taak is van de gemeente. De personeelsdossiers zijn op alfabetische volgorde geplaatst en uit praktisch oogpunt opgenomen in de inventaris over de periode 1937-1959. In de inventaris over de periode 1960-1980 is een verwijzing geplaatst. Wanneer een dossier begon in de eerste periode en eindigde in de tweede periode dan is voor plaatsing uitgegaan van het meeste aantal jaren in een inventarisperiode. In de andere inventaris is dan een verwijzing geplaatst. In sommige dossiers zijn retro-acta aangetroffen, zelfs van 1881. Binnen de (onder)afdelingen is een chronologische volgorde aangehouden. Tevens heeft er een vernietiging plaatsgevonden van stukken die daarvoor in aanmerking kwamen. Uit de periode 1937-1959 zijn bij de inventarisatie veel stukken aangetroffen van voor 1937: deze stukken waren door medewerkers van het Registratuurbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten voorzien van een codering en alsnog opgenomen in het code-archief van na 1936. De oudste van die stukken dateren van 1850. Deze stukken zijn teruggeplaatst; het ligt in de bedoeling om ook de archiefbescheiden van voor de periode 1937 te inventariseren. In verband met de wijzigingen in de code en de verandering van de gezichtspunten is getracht de beschrijvingen in beide inventarissen zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen en dezelfde taken onder dezelfde afdelingen te plaatsen; indien nodig zijn verwijzingen geplaatst. 1) Zie inventaris over de periode 1937-1959 |
| Voorwaarden voor raadpleging | Het gehele archief is openbaar met uitzondering van inventarisnummers 13-31, 95-103 en 106, waarvan de materiële toestand deels zeer slecht is. Voor raadpleging van deze bescheiden is toestemming van de gemeentesecretaris vereist. |
| Fysieke kenmerken en technische vereisten | Deels alleen op microfiche aanwezig. De materiële toestand van het archief is met uitzondering van inventarisnummers 13-31, 95-103 en 106 goed. |
| Aanvraaginstructie | Openbare archiefstukken kunnen via de website en in de studiezaal van het Regionaal Archief Nijmegen worden aangevraagd. Om een archiefstuk aan te vragen via onze website, gebruikt u de knop ‘Aanvragen’ op de detailpagina van het archiefstuk. Om een archiefstuk in de studiezaal aan te vragen noteert u op een aanvraagbriefje de naam van het archief en het inventarisnummer van het betreffende archiefstuk. Zie voor adres en openingstijden de website: https://regionaalarchiefnijmegen.nl. |
| Citeerinstructie | Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met een verkorte aanhaling. Volledig: "Regionaal Archief Nijmegen (RAN), 757 Gemeente Overasselt 1699 - 1980, inventarisnummer …." Verkort: "RAN, verkorte titel archief, inv.nr. …". |