747 Gemeente Ubbergen 1811 - 1935


Rubriek: 1.2.1.5.3.2 Jaarrekeningen
Serie: 634-724 Bijlagen bij en stukken verband houdend met de jaarrekeningen van de gemeente, 1863 - 1923, 44 band; 47 omslag
VerwervingOverbrenging 2004
Aanvullingen2004, 2010, 2011, 2013, 2014, 2021
SelectieTijdens de inventarisatie is een aantal archiefbescheiden ter vernietiging geselecteerd op grond van de in 1983 in de Staatscourant gepubliceerde 'Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850' en de daarop verschenen aanvullingen. Er is bij de bewerking van dit archief zeer terughoudend vernietigd. Enerzijds omdat historisch materiaal over het gebied van de gemeente Ubbergen schaars is, anderzijds omdat er in het verleden al (te)veel stukken zijn vernietigd.
OrdeningOude orde Voor de opzet van het archiefdeel 1811 - 1924 heeft de administratie gebruik gemaakt van het in de negentiende eeuw gebruikelijke agendastelsel. Dat houdt in, dat de ingekomen stukken en de minuten of afschriften van de uitgaande stukken chronologisch werden genummerd en ingeschreven in een register, de agenda geheten. Op de agenda's werden bovendien onderwerpsgewijze alfabetische indexen gemaakt om het terugvinden van stukken te vergemakkelijken. In Ubbergen is de inschrijving maar ten dele gerealiseerd. Veel stukken in de serie ingekomen stukken zijn ongenummerd gebleven en ook niet terug te vinden in de agenda's. De serie ingekomen stukken blijkt bovendien een vergaarbak van stukken van allerlei aard te zijn geworden. De meeste stukken zijn inderdaad ingekomen stukken. Er zijn er echter ook bij, die weliswaar ingekomen zijn, maar normaal niet in deze serie worden verwacht. Zo zijn soms registers, die ter goedkeuring aan Gedeputeerde Staten waren gezonden, na terugontvangst door de administratie als ingekomen stuk behandeld. Van door de burgemeester opgemaakte stukken als processen-verbaal worden vaak de originelen in deze serie aangetroffen. Misschien omdat ze in twee- of meervoud zijn opgemaakt, of omdat ze na inzage door derden zijn terugontvangen. Allerlei concepten en minuten van uitgaande stukken blijken niet in de desbetreffende registers te zijn ingeschreven, maar worden als losse stukken in de serie ingekomen stukken aangetroffen. Tenslotte heeft de administratie ook nog stukken gelicht uit deze serie en zaaks- of (meestal) onderwerpsgewijs bij elkaar gebracht. Er is bij deze bewerking van het archief voor gekozen om deze stukken niet terug te brengen in de serie, maar de door de administratie gevormde 'dossiers' intact te laten. De onderzoeker moet er echter rekening mee houden, dat deze 'dossiers' meestal niet compleet zijn, maar dat er nog stukken betreffende het onderwerp of de zaak in de serie ingekomen stukken aanwezig kunnen zijn. Opvallend is, dat zoveel chronologische series incompleet zijn, doordat ze op een relatief late datum beginnen en/of hiaten vertonen. Zo beginnen de notulen van de gemeenteraad pas in 1826 en die van het college van burgemeester en wethouders in 1851. De agenda's en indexen op de correspondentie zijn vanaf respectievelijk 1854 en 1859 aangetroffen. Van de gemeenteverslagen zijn er twee aangetroffen bij de ingekomen stukken van 1847 en 1848. De eigenlijke serie begint echter pas in 1876, waarbij er van de volgende vijftien jaar zeven verslagen ontbreken. De gemeentebegrotingen zijn aanwezig vanaf 1853 en de van de jaarrekeningen zijn de bijlagen aangetroffen vanaf 1863. De jaarrekeningen zelf zijn er pas vanaf 1908. Wat de oorzaak is van het ontbreken van zoveel belangrijke informatie uit met name de eerste helft van de negentiende eeuw is niet duidelijk. Tenslotte ontbreken alle kadastrale kaarten. Mondelinge informatie, ingewonnen bij gemeenteambtenaren, heeft geleid tot het vermoeden dat ze na het vervallen van het administratieve belang zijn vernietigd of vervreemd . In 1925 heeft men het oude archief afgesloten om over te gaan op de ordening volgens een rubriekenstelsel. Alleen de serie afschriften en doorslagen van uitgaande stukken is nog voortgezet tot en met 31 december 1925. De administratie is begonnen met de opstelling van een archiefschema, bestaande uit een alfabetische lijst van onderwerpsrubrieken. Ieder onderwerp op deze lijst kreeg vervolgens een rubrieksnummer toegekend. Om later rubrieken te kunnen tussenvoegen, bestond de aanvankelijke rubrieksnummering uit veelvouden van het getal drie. Per onderwerp werd een dossiermap aangelegd en de stukken werden per map doorlopend genummerd. Van iedere map werd een inhoudsopgave bijgehouden. Aanvankelijk gebeurde dit op de omslag zelf. Was daarop geen ruimte meer, dan werd de inhoudsopgave voortgezet op losse inlegvellen. Werd in een enkel geval een dossier te dik, dan begon men met een nieuwe map en een nieuwe stuknummering. Kennelijk is in 1930 het archiefblok 1925 - 1929 afgesloten, want dan beginnen in alle dossiers de stuknummeringen weer opnieuw. In 1931 is men vervolgens nogmaals opnieuw begonnen. Omstreeks 1933 of 1934 is men opgehouden met het nummeren van de stukken en met het inschrijven ervan in de inhoudsopgaven van de dossiers. Met ingang van 1936 ging men tenslotte over op de archiefordening volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten waarbij de archiefblokken 1925 - 1935 definitief werden afgesloten. De zojuist beschreven onderverdeling in kleinere archiefblokken is er slechts een van administratief-praktische aard geweest. Er is dan ook voor gekozen om de periode 1925 - 1935 in deze inventaris als één blok te behandelen. Van beide archiefblokken zijn "inventarissen" aangetroffen: lijsten waarop de inhoud van het archief was gespecificeerd. Tijdens de inventarisatie bleken deze echter niet betrouwbaar te zijn. De lijst van het archiefblok 1811 - 1924 was een magazijnlijst, waarin de inhoud van de verschillende archiefdozen in het archiefdepot van de gemeente Ubbergen werd weergegeven. Er werden echter meer stukken aangetroffen dan op deze lijst vermeld. De lijst van het archiefblok 1925 - 1935 gaf daarentegen juist meer dan de werkelijke inhoud van het archief weer. Het betrof een uitgebreide versie van het hierboven genoemde archiefschema. Hierin werden nog onderwerpen vermeld, waarvan de stukken al in een eerder stadium door de gemeentelijke administratie waren vernietigd.