483 Polderdistrict Circul van de Ooij 1580 - 1958


Rubriek: 1.2.2.1.4.3.3 Boekhouding
1779-1856 Journalen van ontvangst en uitgaaf, 1838 - 1949 / 1950, 78 deel
Archiefvormer
Geautoriseerde naamPolderdistrict Circul van de Ooij
Soort entiteitOrganisatie
Type instellingOverheid
Datering1580-1958
 Zie uitgebreide beschrijving in Kennisbank Huis van de Nijmeegse Geschiedenis
Geschiedenis van het archiefHet archief van de Circul van de Ooij werd in de 19de eeuw in het districtshuis aan de Voerweg bewaard. Er is een aantal 19de eeuwse inventarissen bewaard. (zie 34.). De inventaris van 1838 geeft met 39 nummers een opsomming van de stukken zonder een nadere onderverdeling. Het archief bestaat uit registers en pakketten. Bij zijn aantreden als secretaris in 1857 maakt G.J. Kelder een inventaris van het archief op. Er blijkt dan een onderverdeling te bestaan in stukken betreffende comptabiliteit, notulenboeken, stukken betreffende verkopingen, verpachtingen en aanbestedingen en "diverse stukken", totaal 43 nummers. Het archief was geborgen in twee kasten aan weerszijde van de geërfdenkamer. In zijn inventaris van 1865 zijn er de rubrieken boekwerken, correspondentieregister, kiezerslijsten en kaarten bijgekomen en is er soms met de stukken tussen de rubrieken geschoven. Er is sprake van registers, portefeuilles voor losse stukken en kokers voor kaarten. In 1885 werd een inventaris van het archief opgezonden aan de provincie. (zie 35.). Het is echter een beknopte ongenummerde opsomming met de rubrieken comptabiliteit, boeken en manuscripten, notulenboeken en portefeuilles. Het is duidelijk dat men in deze tijd zorg heeft besteed aan het archief. Er werd geen onderscheid gemaakt tussen het archief van vóór en na 1838. Het toen gebruikelijke seriestelsel werd ook bij de de herordening van het oude archief gebruikt. Losse stukken werden in een serie algemene correspondentie ondergebracht.
Omstreeks 1885 had G.L. van der Helm, burgemeester van Batenburg, naderhand van Buurmalsen, opdracht gekregen van de provincie om de oude Gelderse waterschapsarchieven van vóór 1838 te ordenen en te beschrijven. Het jaar 1838 was gekozen omdat toen, met de invoering van het Rivierpolderreglement, de polders een op uniforme leest geschoeide administratie hadden voorgeschreven gekregen. Ondanks het feit dat deze inventarisatie op kosten van de provincie gebeurde, was Van der Helm niet overal welkom bij de waterschappen die meenden hun archief goed op orde te hebben. Daartoe behoorde ook de Circul van de Ooij (zie 36.). In antwoord op een verzoek van Van der Helm schreef de polder terug dat "geen herziening van de polderarchieven van dit district wordt gewenscht". In 1891, toen hij, als voorbereiding op het door de provincie gewenste werk, om een inventaris van het archief vroeg, werd hij naar de provincie terugverwezen. In 1895 roept Van der Helm de hulp in van de dijkgraaf van het polderdistrict "Rijk van Nijmegen", om de dijkstoel van de Ooij te overreden hem te laten uitnodigen. Want, zo laat hij doorschemeren, het is hem wel eerder gelukt om, eenmaal daar zijnde, een bestuur tot medewerking te bewegen. De besturen beweren wel dat het archief naar eigen wens "geregeld" is, maar dat is dan toch op een wijze die niet aan de eisen van het archiefwezen voldoet. Van der Helm haalt het voorbeeld van het polderdistrict "Bommelerwaard boven de Meidijk" aan, dat als bewijs van goede ordening van het archief een lijstje van acht pagina's met 24 nummers opstuurde. Van der Helm wist het archief toch te krijgen en maakte er een inventaris van 207 pagina's bij.
Tenslotte werd in juni 1895 Van der Helm door de Circul uitgenodigd het oud-archief te komen bekijken. In september werd het archief in drie kisten als ijlgoed opgestuurd naar het station van Geldermalsen, vanwaar het door Van der Helm werd opgehaald.
Voor de ordening en beschrijving ging hij uit van een door Gedeputeerde Staten gewenste en door het "tegenwoordig archiefwezen" voorgeschreven methode. Hij maakte uitvoerige beschrijvingen, zodat de lezer "ook zonder de stukken te raadplegen vrijwel op de hoogte van hun inhoud" komt. Hij vormde chronologische series, zoals van notulen, correspondentie, rekeningen, aanbestedingen en verkopingen, terwijl losse stukken chronologisch per rubriek (bijvoorbeeld dijken, kribben) werden ingebonden. Als een stuk een verwijzing nodig had naar een andere rubriek, dan maakte hij een afschrift dat op de desbetreffende plaats mee werd ingebonden.
Bij deze wijze van inventariseren werd het verband tussen de stukken wel eens verbroken. Een transportakte tussen derden die had gediend als een bewijsstuk in een conflict rond het schutlaken, werd door hem onder de eigendomsbewijzen geplaatst. Stukken, die voorheen aparte series vormden, werden door hem bij de serie correspondentie gevoegd.

Eind oktober 1895 was de inventarisatie klaar en werd het archief teruggestuurd. Het polderdistrict was tevreden met het resultaat en Van der Helm werd uitgenodigd om het nieuwe archief, nu op kosten van de polder zelf, te inventariseren. Dat gebeurde op eenzelfde wijze in januari en februari 1896. Alleen hield hij nu rekening met de groei van dit deel van het archief. Er werden geen losse stukken meer ingebonden.. Daarvoor in de plaats werden ze in eenvoudige bordkartonnen portefeuilles met schaatsenband geborgen. In de inventaris liet hij ruimte open, zodat de administratie toekomstige aanvullingen van het archief zelf kon bijschrijven. Dat heeft deze dan ook tot rond 1925 gedaan.
Pas in 1940, met het aantreden van de secretaris G. Hoenvelt, oud-secretaris van de stadsgemeenteraad van Soerabaja, werd deze archiefordening losgelaten. Hij ging over op het gebruik van een agenda, waarin de ingekomen stukken werden genoteerd en aan de hand daarvan geborgen onder een vijftal rubrieken (zie 37.). Dit systeem voldeed kennelijk toch niet en werd maar tot 1941 gebruikt. In 1942 werd het archief van de opgeheven polder van Beek bij dat van de Ooij gedeponeerd. Het lopend deel was geordend volgens onderwerpsdossiers. Hoenveld was er zo van onder de indruk dat hij voor het lopende archief van de Ooij de Beekse dossiers voortzette. Het afschrijven van de uitgaande stukken in brievenboeken werd beëindigd en vervangen door het bergen van de doorslagen in de dossiers.
De fusie van 1958 werd aangegrepen om bij het archief van het nieuwe polderdistrict "Circul van de Ooij en Millingen" voortaan de "Code voor de ordening van de archieven van de waterschappen" te gaan gebruiken. Helaas is dat echter niet altijd even consequent gedaan. Een dossier-inventaris is niet aangetroffen.

Het archief van de "Circul van de Ooij" is grotendeels bewaard gebleven. Er zijn slechts enkele, maar wel belangrijke stukken, verloren gegaan. De notulenboeken van 1667 en van 1749 - 1792 ontbreken al in de inventaris van 1838. In de inventaris van Van der Helm staat een aantal stukken beschreven waarbij later met potlood is aangetekend dat zij ontbreken. Dat zijn ondermeer de 17de en 18de eeuwse kaarten die bij de inventarisatie niet meer zijn aangetroffen (nrs. 49 - 60). Het als vermist opgegeven exemplaar van de Deductie (nr. 9) is echter weer wel aangetroffen. Daarentegen zijn er veel meer bijlagen bij de rekening aangetroffen dan hij had beschreven.

Reacties

Er zijn nog geen reacties op dit item

Plaats een reactie

Uw naam
Uw e-mailadres
Reactie