747 Gemeente Ubbergen 1811 - 1985


Rubriek: 1.1.1.1 Gemeenteraad
1-22 Notulenregisters van de vergaderingen van de gemeenteraad, 1826 - 1938, 20 deel; 2 band
VerwervingIn 2003 besloot de gemeente Ubbergen om haar oude archieven blijvend in Nijmegen te laten berusten. Dit gebeurde in het kader van een sterk door de provincie gestimuleerd plan om te komen tot regionaal archiefbeheer in het Rijk van Nijmegen en het Land van Maas en Waal. De gemeente ging met het RAN een dienstverleningsovereenkomst aan ten aanzien van het beheer en de beschikbaarstelling van haar archieven. Het RAN werd per 1 januari 2004 formeel als archiefbewaarplaats van de gemeente Ubbergen aangewezen. De dossiers en overige archiefstukken zijn daarna vanuit Ubbergen naar Nijmegen overgebracht. Daarbij is het archief gecontroleerd op eventuele schimmels en andere schade. De materiële toestand van het archief was over het algemeen goed.
AanvullingenTijdens de inhaalslag van 2010 is aanwinst 04.014 toegevoegd als inv.nr. 1253. In 2011 is er een aanvulling geweest met enkele dossiers. In mei 2017 is een aanvulling gekomen van vier dossiers In juni 2019 is er een aanvulling gekomen van 2 dossiers.
Selectie1811-1935 Er is bij de bewerking van dit archief zeer terughoudend vernietigd (1). Enerzijds omdat historisch materiaal over het gebied van de gemeente Ubbergen schaars is, anderzijds omdat er in het verleden al (te)veel stukken zijn vernietigd. Daar komt nog bij dat het grootste deel van de stukken, die voor vernietiging in aanmerking komen, zich bevindt in de serie ingekomen stukken. De grote hoeveelheid tijd die zou moeten worden geïnvesteerd in de selectie van deze stukken weegt niet op tegen de geringe ruimtewinst die daarmee zou kunnen worden geboekt. Van het archiefblok 1811 - 1924 is niet duidelijk hoe en wanneer eerdere vernietiging heeft plaatsgevonden, maar zoals hierboven al duidelijk is geworden is er relatief veel verloren gegaan. Het archiefblok 1925 - 1935 heeft verschillende vernietigingsronden gekend. Er zijn geen vernietigingslijsten aangetroffen, maar van dit blok zijn de meeste originele dossiermappen met inhoudsopgaven bewaard gebleven. Daardoor zou ook nu nog een vernietigingslijst kunnen worden samengesteld van het grootste deel van deze periode. Van het grootste deel, omdat de inhoudsopgaven niet tot het einde van het archiefblok zijn bijgehouden. In deze inhoudsopgaven vindt men inschrijvingen met daarover het stempel: "Onbelangrijk. Vernietigd." Er ontbreekt echter veel meer, wat doet vermoeden dat er na deze 'gestempelde' vernietigingsronde nog minstens een tweede moet zijn geweest. 1) Hierbij is gebruik gemaakt van de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850, vastgesteld bij gemeenschappelijke beschikking van de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur van 24 augustus 1983 en de minister van Binnenlandse Zaken van 7 november 1983. 1936-1985 Van de opschoning van het archief in 1967 / 1968 zijn geen lijsten opgemaakt of bewaard. Er zal zeker meer zijn opgeruimd dan de genoemde kohieren van gemeentelijke belastingen. Een grote opschoning vond ook plaats in 1985. Daarvan zijn wel de dossierbeschrijvingen bewaard. Selectieve vernietiging. Tijdens de inventarisatie is een aantal archiefbescheiden ter vernietiging geselecteerd op grond van de in 1983 in de Staatscourant gepubliceerde 'Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850' en de daarop verschenen aanvullingen. Hierbij is de nodige terughoudendheid in acht genomen. Het belangrijkste argument voor deze terughoudendheid was dat er over kleine gemeenten als Ubbergen relatief weinig andere omvangrijke historische bronnen aanwezig zijn. Selectie vond in principe plaats op dossierniveau. Dit houdt in, dat dossiers in hun geheel bewaard zijn als een substantieel aantal stukken in een map voor bewaring in aanmerking kwam. In een aantal gevallen is van deze methode afgeweken, en is binnen dergelijke dossiers op stuksniveau geselecteerd. Van de ter vernietiging geselecteerde dossiers is een overzicht gemaakt. Gesorteerd op code VNG zijn de dossiers beschreven en is aangetekend op welke grond vernietiging gerechtvaardigd is. Archiefmateriaal uit de Tweede Wereldoorlog 1940 - 1945 is niet vernietigd en uit de direct daaropvolgende wederopbouwperiode tot ca. 1950 is zeer spaarzaam vernietigd. Er is een aantal opvallende hiaten in dit archief : - De registers van de burgerlijke stand en de bevolkingsadministratie. Zij bevinden zich in het gemeentehuis te Beek-Ubbergen. - Bouw- en hinderwetvergunningendossiers. [blanco-nummers ?] - Bouwdossiers van woningwetwoningen en bejaardencentrum 't Höfke. Deze dossiers zijn in 1975 overgedragen aan woningbouwvereniging De Goede Woning. - Gemeentebegroting 1939. - Secretarieregisters (grootboeken) uit de periode 1935 - 1945, met uitzondering van 1939. Daarnaast is een aantal dossiers bij de inventarisatie niet aangetroffen, die wel beschreven staan in de door de archiefvormer bijgehouden dossierinventaris. 12,7 meter archief is voor vernietiging geselecteerd
Ordening1811-1935 De oudste stukken in het archief, voorzover geen retroacta, zijn enkele schoolreglementen uit de overgangstijd van de Bataafse Republiek naar het Koningrijk Holland, die ook na de Franse tijd nog jaren actueel zijn gebleven. Verder zijn in 1818 door de Pruisische gemeente Niel afschriften vervaardigd van de akten van de burgerlijke stand vanaf 1800, voorzover zij inwoners betreffen van de dorpen Leuth en Kekerdom. Tot en met 1817 waren deze dorpen namelijk Pruisisch. De desbetreffende afschriften waren bestemd voor de administratie van de nieuwe gemeente Ubbergen. Oude orde Voor de opzet van het archiefdeel 1811 - 1924 heeft de administratie gebruik gemaakt van het in de negentiende eeuw gebruikelijke agendastelsel. Dat houdt in, dat de ingekomen stukken en de minuten of afschriften van de uitgaande stukken chronologisch werden genummerd en ingeschreven in een register, de agenda (36) geheten. Op de agenda's werden bovendien onderwerpsgewijze alfabetische indexen (37) gemaakt om het terugvinden van stukken te vergemakkelijken. In Ubbergen is de inschrijving maar ten dele gerealiseerd. Veel stukken in de serie ingekomen stukken zijn ongenummerd gebleven en ook niet terug te vinden in de agenda's. De serie ingekomen stukken (38) blijkt bovendien een vergaarbak van stukken van allerlei aard te zijn geworden. De meeste stukken zijn inderdaad ingekomen stukken. Er zijn er echter ook bij, die weliswaar ingekomen zijn, maar normaal niet in deze serie worden verwacht. Zo zijn soms registers, die ter goedkeuring aan Gedeputeerde Staten waren gezonden, na terugontvangst door de administratie als ingekomen stuk behandeld. Van door de burgemeester opgemaakte stukken als processen-verbaal worden vaak de originelen in deze serie aangetroffen. Misschien omdat ze in twee- of meervoud zijn opgemaakt, of omdat ze na inzage door derden zijn terugontvangen. Allerlei concepten en minuten van uitgaande stukken blijken niet in de desbetreffende registers (39) te zijn ingeschreven, maar worden als losse stukken in de serie ingekomen stukken aangetroffen. Tenslotte heeft de administratie ook nog stukken gelicht uit deze serie en zaaks- of (meestal) onderwerpsgewijs bij elkaar gebracht. Er is bij deze bewerking van het archief voor gekozen om deze stukken niet terug te brengen in de serie, maar de door de administratie gevormde 'dossiers' intact te laten. De onderzoeker moet er echter rekening mee houden, dat deze 'dossiers' meestal niet compleet zijn, maar dat er nog stukken betreffende het onderwerp of de zaak in de serie ingekomen stukken aanwezig kunnen zijn. Opvallend is, dat zoveel chronologische series incompleet zijn, doordat ze op een relatief late datum beginnen en/of hiaten vertonen. Zo beginnen de notulen van de gemeenteraad (40) pas in 1826 en die van het college van burgemeester en wethouders ( 41) in 1851. De agenda's en indexen op de correspondentie zijn vanaf respectievelijk 1854 en 1859 aangetroffen. Van de gemeenteverslagen (42) zijn er twee aangetroffen bij de ingekomen stukken van 1847 en 1848. De eigenlijke serie begint echter pas in 1876, waarbij er van de volgende vijftien jaar zeven verslagen ontbreken. De gemeentebegrotingen (43) zijn aanwezig vanaf 1853 en de van de jaarrekeningen zijn de bijlagen (44) aangetroffen vanaf 1863. De jaarrekeningen zelf (45) zijn er pas vanaf 1908. Wat de oorzaak is van het ontbreken van zoveel belangrijke informatie uit met name de eerste helft van de negentiende eeuw is niet duidelijk. Tenslotte ontbreken alle kadastrale kaarten. Mondelinge informatie, ingewonnen bij gemeenteambtenaren, heeft geleid tot het vermoeden dat ze na het vervallen van het administratieve belang zijn vernietigd of vervreemd (46). In 1925 heeft men het oude archief afgesloten om over te gaan op de ordening volgens een rubriekenstelsel. Alleen de serie afschriften en doorslagen van uitgaande stukken is nog voortgezet tot en met 31 december 1925. De administratie is begonnen met de opstelling van een archiefschema, bestaande uit een alfabetische lijst van onderwerpsrubrieken. Ieder onderwerp op deze lijst kreeg vervolgens een rubrieksnummer toegekend. Om later rubrieken te kunnen tussenvoegen, bestond de aanvankelijke rubrieksnummering uit veelvouden van het getal drie. Per onderwerp werd een dossiermap aangelegd en de stukken werden per map doorlopend genummerd. Van iedere map werd een inhoudsopgave bijgehouden. Aanvankelijk gebeurde dit op de omslag zelf. Was daarop geen ruimte meer, dan werd de inhoudsopgave voortgezet op losse inlegvellen. Werd in een enkel geval een dossier te dik, dan begon men met een nieuwe map en een nieuwe stuknummering. Kennelijk is in 1930 het archiefblok 1925 - 1929 afgesloten, want dan beginnen in alle dossiers de stuknummeringen weer opnieuw. In 1931 is men vervolgens nogmaals opnieuw begonnen. Omstreeks 1933 of 1934 is men opgehouden met het nummeren van de stukken en met het inschrijven ervan in de inhoudsopgaven van de dossiers. Met ingang van 1936 ging men tenslotte over op de archiefordening volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten waarbij de archiefblokken 1925 - 1935 definitief werden afgesloten. De zojuist beschreven onderverdeling in kleinere archiefblokken is er slechts een van administratief-praktische aard geweest. Er is dan ook voor gekozen om de periode 1925 - 1935 in deze inventaris als één blok te behandelen. Van beide archiefblokken zijn "inventarissen" aangetroffen: lijsten waarop de inhoud van het archief was gespecificeerd. Tijdens de inventarisatie bleken deze echter niet betrouwbaar te zijn. De lijst van het archiefblok 1811 - 1924 was een magazijnlijst, waarin de inhoud van de verschillende archiefdozen in het archiefdepot van de gemeente Ubbergen werd weergegeven. Er werden echter meer stukken aangetroffen dan op deze lijst vermeld. De lijst van het archiefblok 1925 - 1935 gaf daarentegen juist meer dan de werkelijke inhoud van het archief weer. Het betrof een uitgebreide versie van het hierboven genoemde archiefschema. Hierin werden nog onderwerpen vermeld, waarvan de stukken al in een eerder stadium door de gemeentelijke administratie waren vernietigd. 36) Inv.nrs. 353 - 360. 37) Inv.nrs. 361 - 373. 38) Inv.nrs. 58 - 310. 39) Inv.nrs. 311 - 343. 40) Inv.nrs. 1 - 22. 41) Inv.nrs. 35 - 51. 42) Inv.nrs. 377 - 426. 43) Inv.nrs. 507 - 588. 44) Inv.nrs. 634 - 733. 45) Inv.nrs. 599 - 623. 46) Van een deel van de kadastrale kaarten zijn kopieën aanwezig in de collectie kaarten en plattegronden van het Gemeentearchief Nijmegen. 1936-1985 Oude orde en oude toegangen. Per januari 1936 sloot men in Ubbergen het rubrieksgewijs geordend archief af. De stukken werden voortaan in principe zaaksgewijs geordend tot dossiers, die werden gerangschikt volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De naar het semistatische archief overgebrachte dossiers werden op volgnummer in dozen geplaatst. Een dossierinventaris werd als toegang gehanteerd. De administratie is de Basisarchiefcode blijven hanteren. Verantwoording van de inventarisatie : Periodisering. Bij de bewerking van dit archief is de begincesuur gelegd bij 1 januari 1936. Met de invoering van de archiefordening volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (code VNG) ontstond immers een belangrijke archivistische breuk. De stukken werden nu in principe zaaksgewijs geordend tot dossiers, die werden gerangschikt volgens de Basisarchiefcode. De Archiefwet 1995 legt de verplichting op aan overheidsorganen om hun archieven die ouder zijn dan twintig jaar binnen tien jaar over te dragen aan een openbare archiefbewaarplaats. De gemeentelijke archieven tot 1985 dienen dus voor 2006 in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te zijn en beschikbaar te zijn voor geïnteresseerden. Als eindcesuur is voor de bewerking van het archief van Ubbergen dan ook het jaar 1985 aangehouden. Bij de beoordeling in welke archiefperiode stukken thuishoren, gaat het RAN uit van de datum van het jongste stuk. Met mappen waarin stukken van na 1985 zaten, is als volgt omgegaan : - Indien mogelijk zijn dergelijke mappen gesplitst per januari 1986. - Waar splitsing niet mogelijk was zijn de dossiers overgebracht naar het gemeentehuis om geplaatst te worden in de volgende archiefperiode. - In deze inventaris is dan een beschrijving met 'blanco-nummer' opgenomen met een verwijzing naar het desbetreffende stuk in het archief van Ubbergen vanaf 1986. In de inventaris van het archief van de gemeente Ubbergen uit de periode 1925 - 1935 is een aantal beschrijvingen opgenomen van archiefstukken die volgens bovengenoemd criterium in de periode 1936 - 1985 thuishoren. Deze beschrijvingen zijn in de inventaris over 1936 - 1985 overgenomen met een 'blanco-nummer' en een verwijzing naar de vindplaats in de voorgaande inventaris. Indeling van de inventaris. Bij de indeling van deze inventaris is uitgegaan van de hoofdstructuur van het archief, die gevormd is door de code VNG. Bij de archiefvorming is niet steeds naar doel geklasseerd. Deze handelwijze is gerespecteerd bij de inventarisatie. Dat houdt in dat bijvoorbeeld verwerving van grond ten behoeve van de verbreding van wegen is geplaatst bij de verwerving van eigendommen en niet bij de verbetering van wegen. Subsidiedossiers betreffende Ubbergse verenigingen en instellingen zijn ook niet 'opgedeeld naar onderwerp', maar bij elkaar te vinden in paragraaf 1.42. Van het Grondbedrijf, Woningbedrijf en Technische Dienst zijn geen aparte archieven gevormd, dan wel overgebracht naar het RAN. Van de begrotingen en jaarrekeningen van het Grondbedrijf zijn tot 1977 aparte series gevormd en vanaf dat jaar zijn ze opgenomen bij de series begrotingen en rekeningen van de algemene dienst en de kapitaaldienst. Kadasteradministratie. De kadasteradministratie is in 1832 ingevoerd. Het hoofdbestanddeel bestaat uit perceelsgewijze leggers, waarin onder hoofden van eigenaren alle wijzigingen van hun onroerende eigendommen worden geregistreerd. Periodiek worden de registers afgesloten en nieuwe in gebruik genomen. Daarbij is geen rekening gehouden met de overige gemeentelijke administratieve cesuren. Bij de inventarisatie van het archief van de gemeente Ubbergen uit de periode 1811 - 1935 is de kadasteradministratie gesplitst. In het gedeelte 1811 - 1924 is de administratie tot omstreeks 187 / 1885 opgenomen. In onderliggende inventaris bevinden zich de registers vanaf 1875.

Reacties

Er zijn nog geen reacties op dit item

Plaats een reactie

Uw naam
Uw e-mailadres
Reactie