483 Polderdistrict Circul van de Ooij 1580 - 1958


Hoofdcategorie 1 Openbaar bestuur
Subcategorie 1.1 Bestuursinstellingen
Hoofdcategorie 7 Waterstaat
Archiefvormer Polderdistrict Circul van de Ooij (1580-1958)
Periode 1580 - 1958
Omvang 40,5575 m.
Openbaarheid Openbaar
Verantwoording Govert Boomsma (1996)
Geschiedenis van het archief Het archief van de Circul van de Ooij werd in de 19de eeuw in het districtshuis aan de Voerweg bewaard. Er is een aantal 19de eeuwse inventarissen bewaard. (zie 34.). De inventaris van 1838 geeft met 39 nummers een opsomming van de stukken zonder een nadere onderverdeling. Het archief bestaat uit registers en pakketten. Bij zijn aantreden als secretaris in 1857 maakt G.J. Kelder een inventaris van het archief op. Er blijkt dan een onderverdeling te bestaan in stukken betreffende comptabiliteit, notulenboeken, stukken betreffende verkopingen, verpachtingen en aanbestedingen en "diverse stukken", totaal 43 nummers. Het archief was geborgen in twee kasten aan weerszijde van de geërfdenkamer. In zijn inventaris van 1865 zijn er de rubrieken boekwerken, correspondentieregister, kiezerslijsten en kaarten bijgekomen en is er soms met de stukken tussen de rubrieken geschoven. Er is sprake van registers, portefeuilles voor losse stukken en kokers voor kaarten. In 1885 werd een inventaris van het archief opgezonden aan de provincie. (zie 35.). Het is echter een beknopte ongenummerde opsomming met de rubrieken comptabiliteit, boeken en manuscripten, notulenboeken en portefeuilles. Het is duidelijk dat men in deze tijd zorg heeft besteed aan het archief. Er werd geen onderscheid gemaakt tussen het archief van vóór en na 1838. Het toen gebruikelijke seriestelsel werd ook bij de de herordening van het oude archief gebruikt. Losse stukken werden in een serie algemene correspondentie ondergebracht.
Omstreeks 1885 had G.L. van der Helm, burgemeester van Batenburg, naderhand van Buurmalsen, opdracht gekregen van de provincie om de oude Gelderse waterschapsarchieven van vóór 1838 te ordenen en te beschrijven. Het jaar 1838 was gekozen omdat toen, met de invoering van het Rivierpolderreglement, de polders een op uniforme leest geschoeide administratie hadden voorgeschreven gekregen. Ondanks het feit dat deze inventarisatie op kosten van de provincie gebeurde, was Van der Helm niet overal welkom bij de waterschappen die meenden hun archief goed op orde te hebben. Daartoe behoorde ook de Circul van de Ooij (zie 36.). In antwoord op een verzoek van Van der Helm schreef de polder terug dat "geen herziening van de polderarchieven van dit district wordt gewenscht". In 1891, toen hij, als voorbereiding op het door de provincie gewenste werk, om een inventaris van het archief vroeg, werd hij naar de provincie terugverwezen. In 1895 roept Van der Helm de hulp in van de dijkgraaf van het polderdistrict "Rijk van Nijmegen", om de dijkstoel van de Ooij te overreden hem te laten uitnodigen. Want, zo laat hij doorschemeren, het is hem wel eerder gelukt om, eenmaal daar zijnde, een bestuur tot medewerking te bewegen. De besturen beweren wel dat het archief naar eigen wens "geregeld" is, maar dat is dan toch op een wijze die niet aan de eisen van het archiefwezen voldoet. Van der Helm haalt het voorbeeld van het polderdistrict "Bommelerwaard boven de Meidijk" aan, dat als bewijs van goede ordening van het archief een lijstje van acht pagina's met 24 nummers opstuurde. Van der Helm wist het archief toch te krijgen en maakte er een inventaris van 207 pagina's bij.
Tenslotte werd in juni 1895 Van der Helm door de Circul uitgenodigd het oud-archief te komen bekijken. In september werd het archief in drie kisten als ijlgoed opgestuurd naar het station van Geldermalsen, vanwaar het door Van der Helm werd opgehaald.
Voor de ordening en beschrijving ging hij uit van een door Gedeputeerde Staten gewenste en door het "tegenwoordig archiefwezen" voorgeschreven methode. Hij maakte uitvoerige beschrijvingen, zodat de lezer "ook zonder de stukken te raadplegen vrijwel op de hoogte van hun inhoud" komt. Hij vormde chronologische series, zoals van notulen, correspondentie, rekeningen, aanbestedingen en verkopingen, terwijl losse stukken chronologisch per rubriek (bijvoorbeeld dijken, kribben) werden ingebonden. Als een stuk een verwijzing nodig had naar een andere rubriek, dan maakte hij een afschrift dat op de desbetreffende plaats mee werd ingebonden.
Bij deze wijze van inventariseren werd het verband tussen de stukken wel eens verbroken. Een transportakte tussen derden die had gediend als een bewijsstuk in een conflict rond het schutlaken, werd door hem onder de eigendomsbewijzen geplaatst. Stukken, die voorheen aparte series vormden, werden door hem bij de serie correspondentie gevoegd.

Eind oktober 1895 was de inventarisatie klaar en werd het archief teruggestuurd. Het polderdistrict was tevreden met het resultaat en Van der Helm werd uitgenodigd om het nieuwe archief, nu op kosten van de polder zelf, te inventariseren. Dat gebeurde op eenzelfde wijze in januari en februari 1896. Alleen hield hij nu rekening met de groei van dit deel van het archief. Er werden geen losse stukken meer ingebonden.. Daarvoor in de plaats werden ze in eenvoudige bordkartonnen portefeuilles met schaatsenband geborgen. In de inventaris liet hij ruimte open, zodat de administratie toekomstige aanvullingen van het archief zelf kon bijschrijven. Dat heeft deze dan ook tot rond 1925 gedaan.
Pas in 1940, met het aantreden van de secretaris G. Hoenvelt, oud-secretaris van de stadsgemeenteraad van Soerabaja, werd deze archiefordening losgelaten. Hij ging over op het gebruik van een agenda, waarin de ingekomen stukken werden genoteerd en aan de hand daarvan geborgen onder een vijftal rubrieken (zie 37.). Dit systeem voldeed kennelijk toch niet en werd maar tot 1941 gebruikt. In 1942 werd het archief van de opgeheven polder van Beek bij dat van de Ooij gedeponeerd. Het lopend deel was geordend volgens onderwerpsdossiers. Hoenveld was er zo van onder de indruk dat hij voor het lopende archief van de Ooij de Beekse dossiers voortzette. Het afschrijven van de uitgaande stukken in brievenboeken werd beëindigd en vervangen door het bergen van de doorslagen in de dossiers.
De fusie van 1958 werd aangegrepen om bij het archief van het nieuwe polderdistrict "Circul van de Ooij en Millingen" voortaan de "Code voor de ordening van de archieven van de waterschappen" te gaan gebruiken. Helaas is dat echter niet altijd even consequent gedaan. Een dossier-inventaris is niet aangetroffen.

Het archief van de "Circul van de Ooij" is grotendeels bewaard gebleven. Er zijn slechts enkele, maar wel belangrijke stukken, verloren gegaan. De notulenboeken van 1667 en van 1749 - 1792 ontbreken al in de inventaris van 1838. In de inventaris van Van der Helm staat een aantal stukken beschreven waarbij later met potlood is aangetekend dat zij ontbreken. Dat zijn ondermeer de 17de en 18de eeuwse kaarten die bij de inventarisatie niet meer zijn aangetroffen (nrs. 49 - 60). Het als vermist opgegeven exemplaar van de Deductie (nr. 9) is echter weer wel aangetroffen. Daarentegen zijn er veel meer bijlagen bij de rekening aangetroffen dan hij had beschreven.
Verwerving Het archief is rond 1970 overgebracht naar het Gemeentearchief Nijmegen. Nadat in 1982 het Polderdistrict "Groot Maas en Waal" was ontstaan werd de zetel daarvan verplaatst naar Druten. Bij de ontruiming van het districtshuis aan de Oranjesingel te Nijmegen kwam nog een grote hoeveelheid archiefstukken te voorschijn, die naar het Gemeentearchief werden overgebracht. In 1987 werd vanuit het districtshuis in Druten het archief van het Polderdistrict "Rijk van Nijmegen en Maas en Waal" 1946 - 1969 overgebracht. Daarbij werden ook nog stukken van de Ooijpolder aangetroffen.
Ordening Voor de inventarisatie van deze archieven is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de inventarisatieschema's voor de waterschapsarchieven (zie Nederlands Archievenblad 87 (1983), 359 - 361). De hoofdindeling van de schema's naar stukken van algemene aard en naar stukken betreffende bijzondere onderwerpen is ook hier toegepast. In de onderverdeling van de hoofdrubriek "stukken betreffende bijzondere onderwerpen" is in afwijking van de schema's gekozen voor een tweedeling in "organisme" en "taakuitvoering", waarmee voor de onderhavige eenvoudig gestructureerde archieven kon worden volstaan.

Het oudste gedeelte van het archief van de polder Circul van de Ooij, lopend over 1580 - 1837 gaf als gevolg van de eerdere bewerkingen relatief de meeste problemen. Het feit dat in dat gedeelte door de inventarisator Van der Helm verschillende voorheen losse stukken in verzamelbanden waren bijeengebonden (* zie inv.nrs. 102, 593, 599 en 614 - 616) leverde wat de indeling betreft geen wezenlijke moeilijkheden op. De beslissing om deze banden intact te laten was daarom geen moeilijke. In zijn inventaris heeft Van der Helm de inhoud per rubriek chronologisch en minutieus beschreven. Bij de herinventarisatie zijn de stukken van deze banden per zaak beschreven en zijn de beschrijvingen vervolgens ondergebracht in de desbetreffende rubrieken van het nieuwe schema.

In de negentiende eeuw is door de verschillende secretarissen een aantal series gevormd, die ook Van der Helm intact had gelaten. Deze series zijn bij de herinventarisatie gehandhaafd en waar nodig hersteld c.q. aangevuld. In de series van ingekomen en van uitgegane stukken bleek Van der Helm diverse stukken ondergebracht te hebben die hij eigenlijk had moeten opnemen in zijn verzamelbanden, maar kennelijk over het hoofd had gezien. Deze stukken zijn weer uit die series gelicht en thans per zaak afzonderlijk beschreven.
De in het tweede gedeelte van het archief van de Circul van de Ooij (1838 - 1958) voorkomende series zijn aangevuld met de bij de inventarisatie aangetroffen losse stukken. De dossiers van na 1942, die oorspronkelijk door de Polder "Beek" waren aangelegd en door de Circul van de Ooij waren voortgezet, zijn gesplitst.
AanvraaginstructieOpenbare archiefstukken kunnen via de website en in de studiezaal van het Regionaal Archief Nijmegen worden aangevraagd. Om een archiefstuk aan te vragen via onze website, gebruikt u de knop ‘Aanvragen’ op de detailpagina van het archiefstuk. Om een archiefstuk in de studiezaal aan te vragen noteert u op een aanvraagbriefje de naam van het archief en het inventarisnummer van het betreffende archiefstuk. Zie voor adres en openingstijden de website: https://regionaalarchiefnijmegen.nl.
Citeerinstructie Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met een verkorte aanhaling. Volledig: "Regionaal Archief Nijmegen (RAN), 483 Polderdistrict Circul van de Ooij 1580 - 1958, inventarisnummer …." Verkort: "RAN, verkorte titel archief, inv.nr. …".