1779 Gemeente Ubbergen (1860) 1936 - 2005 (2008)

Hoofdcategorie	1 Openbaar bestuur
Subcategorie	1.1 Bestuursinstellingen
Archiefvormer	Gemeente Ubbergen (1818-2014)
Periode	(1860) 1936 - 2005 (2008)
Bereik en inhoud	Rubriek 1 bevat voornamelijk stukken over de periode 1936 - 1985. In enkele gevallen zijn dossiers opgenomen die vroegere stukken bevatten, wanneer het dossier doorloopt tot na 1935. De series bouw- en milieuvergunningen, de zogenaamde 'bodemdossiers' (bodemonderzoek in het kader van de milieuhandhaving) en de registers van de Burgerlijke Stand over de periode 1986 - 2005 maken geen deel uit van deze inventaris. Bij de opname van het archief in het RAN in [jaartal] bleek een dossier/een aantal dossiers te ontbreken
Omvang	172,45 m.
Medium	Papier
Openbaarheid	Deels openbaar
Verantwoording	AoB (2006), R. Meijer (2021), J. Buylinckx (2023)
Geschiedenis van het archief	Huisvesting en archiefbeheer. De kwaliteit van de archiefbewaarplaats liet in 1936 al te wensen over. De provinciale inspecteur meldde in zijn verslagen over 1939 en 1941: "De in 1936 gemaakte verbouwingsplannen van het gemeentehuis zijn opnieuw in overweging." en "Er is niets veranderd sinds de vorige inspectie. Alleen een doelmatige verbouwing van het gemeentehuis zal tot een goede berging van het archief kunnen leiden." De Tweede Wereldoorlog had geen grote gevolgen voor het gemeentelijk archief. Bij de verplichte evacuatie in november 1944 kon het archief niet naar elders worden overgebracht, zodat het onbeheerd in het gemeentehuis moest achterblijven. Daarna gebruikten geallieerde militairen het gemeentehuis als huisvesting. In juli 1945 bleek het archief in een wanordelijke toestand te verkeren. Men kon toen nog niet overzien of er stukken waren verdwenen. De provinciale archiefinspecteur hield de ontwikkelingen van het archiefbeheer bij de gemeente bij. In zijn jaarverslagen houdt hij het oppervlakkig: 1947: het archief bleek enige oorlogsschade te hebben. Het was behoorlijk geordend en verkeerde in goede staat. 1949: In het gemeentehuis te Beek werd gelijkvloers een kluis ontworpen voor het belangrijkste deel van het archief en in de kelder nog een tweede kluis voor de archivalia van minder gewicht. 1951: De beide archiefkluizen kwamen gereed. Het archief stond er keurig in opgesteld en was voortreffelijk verzorgd. 1962 - 1965: De kluis in de kelder had een te hoge vochtigheidsgraad, de elektrische leidingen voldeden niet en er stonden met zuur gevulde apparaten in de kluis. In de jaarverslagen wordt geen melding gemaakt van wanorde, achterstanden in de bewerking of anderszins gebrekkig beheer van het gemeentelijk archief. Een rapport van de districtsregistrator van de VNG uit 1967 over de archiefverzorging liet aan duidelijkheid echter niets te wensen over: "Sinds de invoering van het registratuurstelsel VNG in 1935 is vrijwel niets gedaan aan het vernietigen van de daarvoor in aanmerking komende stukken. Het gevolg is dat zich in de archiefbewaarplaats een dergelijke hoeveelheid bescheiden bevindt, dat het zelfs vrijwel onmogelijk is tot een enigszins overzichtelijke plaatsing van de archiefdozen te komen." Het semi-statische archief had dringend een algehele saneringsbeurt nodig en moest hoognodig geïnventariseerd worden. Met nadruk werd aangedrongen op een eerste grondige zuivering van het archief. Deze aanbevelingen werden ter harte genomen, waarschijnlijk alleen al omdat door opschoning zoveel ruimte gewonnen kon worden, dat uitbreiding van de archiefbewaarplaats daardoor voorkomen kon worden. Het secretariearchief van na 1935 werd - gedurende twee jaar overwerken - herordend. Op een verzoek om een zgn. incidentele machtiging tot vernietiging in 1968 gaf de minister van Binnenlandse Zaken toestemming tot vernietiging van alle meer dan zes jaar oude kohieren van gemeentelijke straat- riool-, baat- en hondenbelasting. Vernietiging van de tussen tien en veertig jaar oude bijlagen van de gemeenterekening werd geweigerd. Men onderscheidde in 1967 in de archiefbewaarplaats de volgende gemeentelijke archieven: - het oud archief van vóór 1935 - het (secretarie) archief van na 1935 - het archief van het woningbedrijf - het gedeponeerde archief van het burgerlijk armbestuur In 1974 / 1975 werden plannen gemaakt voor uitbreiding van het gemeentehuis. Aangezien de archiefbewaarplaats daarvoor gedeeltelijk moest worden afgebroken, werd het archief tijdelijk ondergebracht in het pand Rijksstraatweg 110, in een van de gebouwen van Internaat Pius XII. De nieuwe ruimten ter bewaring van de archieven werden in 1977 in gebruik genomen. De provinciale archiefinspecteur toonde zich de jaren daarna tevreden met het beheer. In 2007 werd het archief overgebracht naar het Regionaal Archief Nijmegen. In 2021 volgde het blok 1986 - 2005. Dit blok werd na verhuizing vanuit het gemeentehuis in Groesbeek in het RAN geïnventariseerd en materieel verzorgd. In 2024 is het formeel overgebracht.
Verwerving	Overbrenging 2007 en 2024
Aanvullingen	2006, 2011, 2013, 2014, 2017, 2019
Selectie	Van de opschoning van het archief in 1967 / 1968 zijn geen lijsten opgemaakt of bewaard. Er zal zeker meer zijn opgeruimd dan de genoemde kohieren van gemeentelijke belastingen. Een grote opschoning vond ook plaats in 1985. Daarvan zijn wel de dossierbeschrijvingen bewaard. Selectieve vernietiging. Tijdens de inventarisatie is een aantal archiefbescheiden ter vernietiging geselecteerd op grond van de in 1983 in de Staatscourant gepubliceerde 'Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850' en de daarop verschenen aanvullingen. Hierbij is de nodige terughoudendheid in acht genomen. Het belangrijkste argument voor deze terughoudendheid was dat er over kleine gemeenten als Ubbergen relatief weinig andere omvangrijke historische bronnen aanwezig zijn. Selectie vond in principe plaats op dossierniveau. Dit houdt in, dat dossiers in hun geheel bewaard zijn als een substantieel aantal stukken in een map voor bewaring in aanmerking kwam. In een aantal gevallen is van deze methode afgeweken, en is binnen dergelijke dossiers op stuksniveau geselecteerd. Van de ter vernietiging geselecteerde dossiers is een overzicht gemaakt. Gesorteerd op code VNG zijn de dossiers beschreven en is aangetekend op welke grond vernietiging gerechtvaardigd is. Archiefmateriaal uit de Tweede Wereldoorlog 1940 - 1945 is niet vernietigd en uit de direct daaropvolgende wederopbouwperiode tot ca. 1950 is zeer spaarzaam vernietigd. 13,25 meter archief is voor vernietiging geselecteerd. Uit blok 1986 - 2005 zijn door de administratie tijdens de vorming van het archief, dus vóór de overbrenging naar het Regionaal Archief Nijmegen, al stukken uit het archief vernietigd. Tijdens de bewerking van het archief in 2022-2023 zijn alsnog bijna 500 dossiers (11,5 m1) voor vernietiging in 2023 geselecteerd.
Ordening	Oude orde en oude toegangen Per januari 1936 sloot men in Ubbergen het rubrieksgewijs geordend archief af. De stukken werden voortaan in principe zaaksgewijs geordend tot dossiers, die werden gerangschikt volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De naar het semi--statische archief overgebrachte dossiers werden op volgnummer in dozen geplaatst. Een dossierinventaris werd als toegang gehanteerd. De administratie is de Basisarchiefcode blijven hanteren. Verantwoording van de inventarisatie Periodisering. Bij de bewerking van dit archief is de begincesuur gelegd bij 1 januari 1936. Met de invoering van de archiefordening volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (code VNG) ontstond immers een belangrijke archivistische breuk. De stukken werden nu in principe zaaksgewijs geordend tot dossiers, die werden gerangschikt volgens de Basisarchiefcode. De Archiefwet 1995 legt de verplichting op aan overheidsorganen om hun archieven die ouder zijn dan twintig jaar binnen tien jaar over te dragen aan een openbare archiefbewaarplaats. De gemeentelijke archieven tot 1985 dienen dus voor 2006 in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te zijn en beschikbaar te zijn voor geïnteresseerden. Als eindcesuur is voor de bewerking van het archief van Ubbergen dan ook het jaar 1985 aangehouden. Bij de beoordeling in welke archiefperiode stukken thuishoren, gaat het RAN uit van de datum van het jongste stuk. Met mappen waarin stukken van na 1985 zaten, is als volgt omgegaan : - Indien mogelijk zijn dergelijke mappen gesplitst per januari 1986. - Waar splitsing niet mogelijk was zijn de dossiers overgebracht naar het gemeentehuis om geplaatst te worden in de volgende archiefperiode. - In deze inventaris is dan een beschrijving met 'blanco-nummer' opgenomen met een verwijzing naar het desbetreffende stuk in het archief van Ubbergen vanaf 1986. Indeling van de inventaris. Bij de indeling van deze inventaris is uitgegaan van de hoofdstructuur van het archief, die gevormd is door de code VNG. Bij de archiefvorming is niet steeds naar doel geklasseerd. Deze handelwijze is gerespecteerd bij de inventarisatie. Dat houdt in dat bijvoorbeeld verwerving van grond ten behoeve van de verbreding van wegen is geplaatst bij de verwerving van eigendommen en niet bij de verbetering van wegen. Subsidiedossiers betreffende Ubbergse verenigingen en instellingen zijn ook niet 'opgedeeld naar onderwerp. Kadasteradministratie. De kadasteradministratie is in 1832 ingevoerd. Het hoofdbestanddeel bestaat uit perceelsgewijze leggers, waarin onder hoofden van eigenaren alle wijzigingen van hun onroerende eigendommen worden geregistreerd. Periodiek worden de registers afgesloten en nieuwe in gebruik genomen. Daarbij is geen rekening gehouden met de overige gemeentelijke administratieve cesuren. Bij de inventarisatie van het archief van de gemeente Ubbergen uit de periode 1811 - 1935 is de kadasteradministratie gesplitst. In het gedeelte 1811 - 1924 is de administratie tot omstreeks 1875 / 1885 opgenomen. In onderliggende inventaris bevinden zich de registers vanaf 1875. Het archief over de periode 1986 - 2005 betreft een relatief modern overheidsarchief betreft, dat oorspronkelijk is gevormd volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG). Daarom is bij de hoofdindeling van deze inventaris gekozen voor een verdeling tussen 'Organisme' en 'Taakuitvoering' en is binnen die hoofdverdeling gekozen voor rubrieken die zoveel mogelijk aansluiten bij de indeling van de Basisarchiefcode. Van het hoofdarchief zijn tijdens de inventarisatie twee gedeponeerde archiefjes afgescheiden. Het betreft de archieven van Vestigingscommissie Huisartsen in de Gezondheidsregio Rijk van Nijmegen en de gemeenten Gennep en Mook en Middelaar, 1986-1991 en Stichting Werkgelegenheidsbevordering in de gemeente Ubbergen, 1991 - 1999.
Voorwaarden voor raadpleging	Het archief is deels openbaar.
Verwante archieven	Zie voor de periode 1811 - 1935 archief nummer 747.
Aanvraaginstructie	Openbare archiefstukken kunnen via de website en in de studiezaal van het Regionaal Archief Nijmegen worden aangevraagd. Om een archiefstuk aan te vragen via onze website, gebruikt u de knop ‘Aanvragen’ op de detailpagina van het archiefstuk. Om een archiefstuk in de studiezaal aan te vragen noteert u op een aanvraagbriefje de naam van het archief en het inventarisnummer van het betreffende archiefstuk. Zie voor adres en openingstijden de website: https://regionaalarchiefnijmegen.nl.
Citeerinstructie	Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met een verkorte aanhaling. Volledig: "Regionaal Archief Nijmegen (RAN), 1779 Gemeente Ubbergen (1860) 1936 - 2005 (2008), inventarisnummer …." Verkort: "RAN, verkorte titel archief, inv.nr. …".